Co oznacza „kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia”?

Kompleksowa obsługa techniczna oznacza przygotowanie i prowadzenie technicznej części wydarzenia w uzgodnionym zakresie, a nie jedynie dostarczenie urządzeń. Obejmuje zarówno sprzęt, jak i projekt, konfigurację, ludzi, logistykę oraz koordynację systemów.

Zakres może obejmować jeden dział, kilka współpracujących działów albo całą produkcję techniczną.

Usługa techniczna a wynajem sprzętu

Przy samym wynajmie klient otrzymuje określony sprzęt. To po jego stronie może pozostać decyzja:

• jak go skonfigurować,
• gdzie go ustawić,
• jak połączyć z innymi systemami,
• kto będzie go obsługiwał,
• czy całość odpowiada potrzebom wydarzenia.

W kompleksowej realizacji punktem wyjścia jest efekt, który trzeba osiągnąć.

Zamiast pytania:

„Ile kolumn potrzebujemy?”

najpierw pojawiają się pytania:

• gdzie odbywa się event,
• ile osób uczestniczy,
• jak wygląda przestrzeń,
• co dzieje się na scenie,
• czy występują artyści,
• czy będą prezentacje,
• czy potrzebny jest streaming,
• jakie są ograniczenia obiektu.

Dopiero z tych danych wynika konfiguracja sprzętu.

To istotna różnica, bo dwa wydarzenia dla tej samej liczby uczestników mogą wymagać zupełnie innych systemów.

Firma techniczna a agencja eventowa

Firma techniczna i agencja eventowa nie pełnią tej samej funkcji.

Agencja może odpowiadać między innymi za:

• koncepcję wydarzenia,
• scenariusz,
• artystów,
• branding,
• komunikację,
• logistykę uczestników,
• produkcję całości wydarzenia.

Firma techniczna odpowiada natomiast za techniczne przełożenie tych założeń na działające systemy.

Jeżeli scenariusz zakłada wejście prowadzącego, film na ekranie LED, występ zespołu, wręczenie nagród i transmisję online, trzeba zaplanować, jak wszystkie te elementy zostaną technicznie obsłużone.

Firma techniczna nie musi więc być agencją eventową, aby odpowiadać za całą techniczną warstwę wydarzenia.

Generalny wykonawca techniczny a podwykonawcy

Kompleksowa realizacja nie musi oznaczać, że jedna firma fizycznie posiada każdy element używany podczas eventu.

Generalny wykonawca techniczny może odpowiadać za projekt, koordynację i rezultat, korzystając w określonych obszarach z podwykonawców.

Przykładowo osobny dostawca może dostarczać:

• dużą konstrukcję sceniczną,
• dodatkowy ekran LED,
• specjalistyczny system riggingowy,
• agregaty,
• konkretny element infrastruktury.

Dla organizatora najważniejsze jest wtedy jasne określenie odpowiedzialności.

Kompleksowość oznacza spójny proces i koordynację, a nie konieczność posiadania całej techniki przez jeden magazyn. 

Od czego zaczyna się techniczna produkcja wydarzenia?

Techniczna produkcja zaczyna się od zebrania informacji o wydarzeniu. Sprzęt powinien być skutkiem analizy potrzeb, a nie punktem startowym.

Brief

Brief powinien odpowiadać na podstawowe pytania:

• kiedy odbywa się wydarzenie,
• gdzie,
• dla ilu uczestników,
• jaki ma charakter,
• jaki zakres techniki jest potrzebny,
• jakie elementy są już zapewnione.

Na wczesnym etapie nie trzeba znać wszystkich szczegółów.

Ważniejsze jest przekazanie aktualnego stanu projektu i wskazanie rzeczy, które będą jeszcze ustalane.

Scenariusz

Scenariusz określa, co faktycznie wydarzy się podczas eventu.

Może obejmować:

• wejścia prowadzących,
• prezentacje,
• materiały video,
• panele,
• występy muzyczne,
• wręczenia nagród,
• połączenia zdalne,
• transmisję.

Dla techniki kolejność zdarzeń jest równie ważna jak ich lista.

Jeżeli pomiędzy panelem konferencyjnym a koncertem jest kilka minut, system musi być przygotowany do szybkiego przejścia pomiędzy dwoma zupełnie różnymi sposobami pracy. 

Analiza obiektu

Obiekt wpływa praktycznie na każdy dział techniczny.

Trzeba sprawdzić między innymi:

• wymiary przestrzeni,
• wysokość,
• możliwości riggingu,
• akustykę,
• dostęp do zasilania,
• drogi transportowe,
• miejsca FOH i stanowisk technicznych,
• możliwości zaciemnienia,
• ograniczenia dotyczące hałasu.

Ta sama koncepcja wydarzenia może więc wymagać innego rozwiązania w hotelowej sali konferencyjnej, hali, teatrze i plenerze.

Zakres odpowiedzialności

Na początku trzeba też ustalić, kto odpowiada za poszczególne elementy.

Przykładowo:

• obiekt zapewnia scenę,
• firma techniczna audio, światło i multimedia,
• artysta przywozi własny backline,
• agencja dostarcza content video.

Bez takiego podziału łatwo doprowadzić do sytuacji, w której dwie firmy przygotowują ten sam element albo żadna nie uważa go za swój zakres.

Projekt techniczny wydarzenia – co trzeba zaplanować?

Projekt techniczny łączy wymagania wydarzenia, możliwości obiektu i poszczególne systemy w jeden wykonalny plan.

W zależności od skali może obejmować:

• rozmieszczenie PA,
• pozycje oświetlenia,
• scenę i podesty,
• konstrukcje,
• ekran LED lub projekcję,
• stanowiska kamer,
• FOH,
• system video,
• routing sygnałów,
• zasilanie,
• sieci,
• trasy kablowe.

Trzeba również zaplanować kolejność montażu.

Niektórych elementów nie można przygotować niezależnie. Jeśli ekran LED ma wisieć na tej samej konstrukcji co światło, rigging musi uwzględnić oba systemy. Jeżeli kamera stoi tam, gdzie projekt zakłada FOH, konflikt trzeba rozwiązać przed montażem.

Projekt powinien więc odpowiadać nie tylko na pytanie co jest potrzebne, ale również:

• gdzie to będzie,
• jak zostanie zamontowane,
• z czym musi współpracować,
• kto za to odpowiada,
• kiedy musi być gotowe.

Nagłośnienie i realizacja audio

Audio obejmuje cały tor od źródła do słuchacza, a nie tylko kolumny ustawione przy scenie.

W zależności od wydarzenia system może obejmować:

• PA,
• subwoofery,
• frontfille,
• outfille,
• delay line,
• mikrofony,
• systemy bezprzewodowe,
• DI-boxy,
• stageboxy,
• konsolety,
• monitoring sceniczny,
• IEM,
• DSP.

Przy konferencji priorytetem może być zrozumiałość mowy i równomierne pokrycie.

Przy koncercie dochodzą:

• rider techniczny,
• FOH,
• monitoring,
• input list,
• stage plan,
• soundcheck,
• wymagany headroom.

Przy evencie firmowym system często musi obsłużyć kilka formatów jednocześnie: mowę, filmy, muzykę, prezentacje i występ artystyczny.

Dlatego nagłośnienie wydarzenia powinno być projektowane do programu i przestrzeni, a nie dobierane wyłącznie według liczby uczestników.

Oświetlenie i realizacja światła

Oświetlenie odpowiada zarówno za widoczność uczestników i wykonawców, jak i za wygląd przestrzeni oraz budowanie kolejnych części wydarzenia.

System może obejmować:

• światło frontowe,
• oświetlenie sceniczne,
• światło efektowe,
• moving heady,
• światło dekoracyjne,
• oświetlenie architektury,
• sterowanie DMX,
• konsoletę oświetleniową.

Inaczej projektuje się światło dla konferencji, a inaczej dla koncertu.

Przy konferencji ważne są twarze prelegentów, komfort uczestników i współpraca z kamerami.

Przy koncercie światło może być dynamiczną częścią show.

Jeżeli wydarzenie jest nagrywane lub transmitowane, trzeba też uwzględnić wymagania kamer. Scena wyglądająca dobrze dla publiczności nie zawsze automatycznie będzie wyglądała właściwie w obrazie video.

Dlatego oświetlenie sceniczne warto projektować razem z multimediami i kamerami, jeśli wszystkie te systemy pracują jednocześnie.

Scena, podesty, konstrukcje i rigging

Scena i konstrukcje tworzą fizyczną infrastrukturę, na której później pracują systemy audio, światła i video.

Zakres może obejmować:

• scenę,
• podesty,
• risery,
• schody,
• konstrukcje kratownicowe,
• punkty podwieszenia,
• wieże,
• elementy riggingowe.

Rigging oznacza planowanie i wykonywanie bezpiecznego podwieszania urządzeń oraz konstrukcji.

Jeżeli system PA, światło i ekran LED mają wisieć, trzeba wcześniej znać:

• ich rozmieszczenie,
• masę,
• punkty podwieszenia,
• możliwości konstrukcji lub obiektu.

Nie można traktować riggingu jako ostatniego etapu po wybraniu całej reszty sprzętu.

Możliwości konstrukcyjne mogą wpływać na projekt PA, oświetlenia i ekranów od samego początku.

Multimedia, ekrany LED i projekcja

Multimedia obejmują znacznie więcej niż samo postawienie ekranu. Trzeba zaplanować cały tor sygnału od źródła do urządzenia wyświetlającego.

W zależności od wydarzenia mogą być potrzebne:

• ekrany LED,
• projektory,
• monitory,
• prezentacje,
• playback video,
• grafiki,
• switching,
• scaling,
• urządzenia zapasowe.

Przy wydarzeniu z kilkoma źródłami video trzeba określić, co w danym momencie trafia:

• na ekran główny,
• monitory podglądowe,
• streaming,
• nagranie.

Dochodzi też kwestia formatów i rozdzielczości materiałów.

Jeżeli ekran ma nietypowe proporcje, content powinien być przygotowany do jego rzeczywistej powierzchni obrazu.

System video musi także uwzględniać EDID i HDCP tam, gdzie mają znaczenie dla używanych źródeł i urządzeń.

Przy większych wydarzeniach ekrany LED, multimedia i wizualizacje stają się osobnym systemem wymagającym operatora, routingu i wcześniejszych testów.

Kamery, streaming i rejestracja

Jeżeli wydarzenie ma być transmitowane lub nagrywane, audio i video trzeba zaplanować również z perspektywy odbiorcy poza salą.

System może obejmować:

• kilka kamer,
• mikser video,
• realizację obrazu,
• grafikę,
• streaming encoder,
• nagranie PGM,
• ISO recording,
• osobny miks audio.

PGM oznacza finalny program video, czyli obraz przeznaczony np. do transmisji lub zapisu głównego.

ISO recording oznacza niezależne nagranie poszczególnych źródeł, np. kamer lub kanałów audio, umożliwiające późniejszą postprodukcję.

Dźwięk do streamingu nie powinien być automatycznie traktowany jako kopia miksu z sali. FOH uwzględnia także dźwięk akustyczny dochodzący bezpośrednio ze sceny, którego odbiorca online nie słyszy.

Dlatego realizacja transmisji na żywo może wymagać osobnego miksu i dodatkowego routingu audio.

Zasilanie, sieci i infrastruktura techniczna

Zasilanie i sieci są wspólną podstawą dla wielu systemów technicznych. Ich projektowanie nie powinno być pozostawiane na moment, gdy wszystkie urządzenia są już ustawione.

Trzeba określić potrzeby:

• audio,
• światła,
• video,
• ekranów LED,
• kamer,
• komputerów,
• urządzeń sieciowych,
• backline'u.

Równie ważna jest dystrybucja.

Nie chodzi tylko o to, czy „w obiekcie jest prąd”, ale czy dostępna infrastruktura pozwala zasilić planowany system i bezpiecznie rozdzielić odbiorniki.

Sieci mogą z kolei obsługiwać:

• audio po IP,
• sterowanie urządzeniami,
• video,
• komunikację,
• monitoring,
• dostęp do internetu.

Jeżeli kilka systemów korzysta ze wspólnej infrastruktury, trzeba wcześniej ustalić ich wymagania i sposób separacji.

Streaming dodatkowo wymaga stabilnego połączenia internetowego o parametrach odpowiadających planowanemu workflow.

Personel – kto pracuje przy realizacji?

Kompleksowa obsługa techniczna wymaga ludzi odpowiedzialnych za poszczególne systemy. Sam sprzęt nie wykonuje projektu, nie przeprowadza prób i nie reaguje na zmiany scenariusza.

realizatorzy

W zależności od wydarzenia mogą pracować:

• realizator FOH,
• monitor engineer,
• realizator światła,
• realizator video,
• realizator streamingu.

FOH odpowiada za miks dla publiczności, a monitorowiec za odsłuch wykonawców.

Przy mniejszych produkcjach część funkcji może być połączona. Przy większych ich rozdzielenie pozwala każdej osobie skupić się na jednym obszarze.

technicy

Technicy odpowiadają między innymi za:

• montaż,
• okablowanie,
• patch,
• przygotowanie sceny,
• urządzenia,
• zmianę setupu,
• rozwiązywanie problemów.

Stage tech pracujący przy scenie może obsługiwać mikrofony, DI-boxy, backline i changeovery.

Inne osoby mogą zajmować się konstrukcjami, światłem, ekranem LED lub kamerami.

stage/production management

Stage manager koordynuje pracę w obszarze sceny i pilnuje harmonogramu wejść, prób oraz zmian.

Production manager ma zwykle szerszy zakres i może koordynować kilka działów technicznych oraz kontakt pomiędzy organizatorem, artystami i wykonawcami.

Nie każda mała realizacja wymaga obu funkcji jako osobnych stanowisk.

Wraz ze wzrostem liczby ekip i zależności pomiędzy systemami rośnie jednak znaczenie osoby, która kontroluje cały techniczny workflow.

operatorzy specjalistycznych systemów

Niektóre rozwiązania wymagają osobnych operatorów lub techników.

Może to dotyczyć:

• ekranów LED,
• kamer,
• mediów,
• RF,
• systemów interkomowych,
• riggingu.

Liczba osób powinna wynikać z realnego zakresu pracy, a nie ze stałego schematu „ile osób potrzeba na event”.

Transport, load-in i montaż

Load-in to proces dostarczenia sprzętu do obiektu i wniesienia go do miejsca realizacji. Jego plan ma bezpośredni wpływ na czas i kolejność montażu.

Trzeba wcześniej sprawdzić:

• możliwość podjazdu samochodów,
• godziny dostępu,
• rampę,
• windy,
• schody,
• szerokość drzwi,
• odległość magazyn–scena,
• możliwość używania wózków.

Sprzęt powinien również przyjechać w kolejności umożliwiającej logiczny montaż.

Jeżeli element potrzebny jako pierwszy znajduje się na końcu całkowicie załadowanego samochodu, sama logistyka zaczyna generować straty czasu.

Przy kilku dostawcach trzeba też ustalić kolejność ich pracy.

Konstrukcja może być potrzebna przed podwieszeniem światła i PA, a ekran LED przed finalnym ustawieniem niektórych elementów scenografii.

Load-in jest częścią projektu produkcyjnego, a nie tylko transportem sprzętu z magazynu.

Konfiguracja, próby i testy

Po zakończeniu fizycznego montażu każdy system trzeba skonfigurować i sprawdzić przed wejściem uczestników.

Audio może wymagać:

• patch checku,
• line checku,
• strojenia PA,
• soundchecku,
• kontroli systemów bezprzewodowych.

Światło:

• adresowania,
• patchu,
• ustawienia pozycji,
• programowania scen.

Video:

• testów źródeł,
• routingu,
• skalowania,
• sprawdzenia materiałów.

Streaming:

• testu połączenia,
• audio,
• obrazu,
• grafiki,
• backupów.

Próba generalna jest szczególnie cenna przy wydarzeniach scenariuszowych.

Pozwala przejść przez:

• wejścia prowadzących,
• filmy,
• prezentacje,
• światło,
• mikrofony,
• kamery,
• cue.

Dzięki temu można wykryć problemy wynikające nie z pojedynczego systemu, ale z ich współpracy.

Co dzieje się podczas samego wydarzenia?

Podczas wydarzenia technika jest stale obsługiwana i dostosowywana do przebiegu programu. Realizacja nie kończy się w chwili, gdy sprzęt został uruchomiony przed wejściem publiczności.

Realizator audio prowadzi miks.

Operator światła wykonuje zaprogramowane sceny i reaguje na przebieg eventu.

Realizator video przełącza źródła.

Stage tech przygotowuje kolejne osoby i urządzenia.

Przy wydarzeniu ze scenariuszem część zmian jest zaplanowana jako cue.

Przykładowo jedno polecenie może uruchamiać sekwencję:

• wygaszenie światła sali,
• start filmu,
• przełączenie ekranu,
• otwarcie mikrofonu prowadzącego po materiale,
• zmianę światła na scenie.

Jeżeli program zmienia się w ostatniej chwili, ekipa musi wiedzieć o tym zanim prowadzący samodzielnie ogłosi nowy punkt.

Dlatego podczas eventu równie ważna jak sprzęt jest komunikacja pomiędzy realizatorami, sceną i osobą prowadzącą produkcję.

Co dzieje się podczas samego wydarzenia?

Podczas wydarzenia technika jest stale obsługiwana i dostosowywana do przebiegu programu. Realizacja nie kończy się w chwili, gdy sprzęt został uruchomiony przed wejściem publiczności.

Realizator audio prowadzi miks.

Operator światła wykonuje zaprogramowane sceny i reaguje na przebieg eventu.

Realizator video przełącza źródła.

Stage tech przygotowuje kolejne osoby i urządzenia.

Przy wydarzeniu ze scenariuszem część zmian jest zaplanowana jako cue.

Przykładowo jedno polecenie może uruchamiać sekwencję:

• wygaszenie światła sali,
• start filmu,
• przełączenie ekranu,
• otwarcie mikrofonu prowadzącego po materiale,
• zmianę światła na scenie.

Jeżeli program zmienia się w ostatniej chwili, ekipa musi wiedzieć o tym zanim prowadzący samodzielnie ogłosi nowy punkt.

Dlatego podczas eventu równie ważna jak sprzęt jest komunikacja pomiędzy realizatorami, sceną i osobą prowadzącą produkcję.

Demontaż i load-out

Load-out to demontaż, zebranie sprzętu i opuszczenie obiektu po wydarzeniu. Powinien być zaplanowany jeszcze przed rozpoczęciem realizacji.

Trzeba ustalić:

• kiedy można rozpocząć demontaż,
• do której godziny dostępny jest obiekt,
• kolejność zdejmowania systemów,
• dostęp do wind i ramp,
• możliwość podjazdu pojazdów.

Kolejność ma znaczenie również ze względów technicznych.

Nie można rozpocząć demontażu konstrukcji, jeśli nadal wiszą na niej urządzenia innych działów.

Podobnie przewody nie powinny być przypadkowo zwijane, zanim wszystkie korzystające z nich systemy zostaną wyłączone.

Przy większej produkcji load-out jest odwróceniem logiki montażu: elementy instalowane na końcu często schodzą jako pierwsze.

Dobra organizacja tego etapu skraca czas opuszczenia obiektu i zmniejsza ryzyko zagubienia lub uszkodzenia sprzętu.

Co daje organizatorowi jeden skoordynowany proces techniczny?

Największą zaletą jest ograniczenie liczby miejsc, w których decyzje techniczne mogą się wzajemnie wykluczać.

Jeżeli każdy dział jest zamawiany całkowicie niezależnie, mogą pojawić się problemy:

• światło potrzebuje punktu podwieszenia zajętego przez PA,
• ekran blokuje miejsce dla scenografii,
• FOH znajduje się w planowanym przejściu,
• kamera nie ma odpowiedniego światła,
• streaming nie otrzymuje właściwego audio,
• zabrakło infrastruktury sieciowej.

Skoordynowany projekt pozwala wykrywać takie konflikty przed montażem.

Dla organizatora oznacza również prostszy przepływ informacji. Zamiast samodzielnie tłumaczyć wymagania pomiędzy kilkoma niezależnymi ekipami, może pracować z jednym uzgodnionym planem technicznym.

Nie oznacza to braku podwykonawców. Oznacza natomiast, że ktoś kontroluje zależności między nimi.

Kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia daje największą wartość właśnie tam, gdzie kilka systemów musi działać równocześnie i wzajemnie na siebie wpływa.

Jakie informacje są potrzebne do przygotowania realizacji?

Do przygotowania pierwszego zakresu technicznego potrzebne są przede wszystkim informacje opisujące wydarzenie, przestrzeń i program.

Najbardziej przydatne są:

• data,
• lokalizacja,
• rodzaj wydarzenia,
• liczba uczestników,
• wymiary lub plan przestrzeni,
• scenariusz,
• informacje o scenie,
• zakres potrzebnych usług,
• riderzy artystów,
• multimedia,
• streaming lub nagranie,
• harmonogram montażu i prób.

Jeżeli część danych nie jest jeszcze znana, nie trzeba czekać z rozpoczęciem rozmowy.

Wystarczy zaznaczyć, które informacje są:

• potwierdzone,
• orientacyjne,
• jeszcze nieustalone.

Przykładowo można przekazać:

„event firmowy, około 500 osób, Warszawa, prezentacje + panel + koncert, scena planowana, dokładny rider zespołu będzie później”.

To wystarcza, aby zidentyfikować główne obszary techniczne i określić, jakie dane trzeba uzupełnić.

Szerzej proces zbierania informacji opisuje materiał jakie informacje są potrzebne firmie technicznej do przygotowania realizacji wydarzenia.

Jeżeli masz już podstawowe dane o wydarzeniu, można na ich podstawie przygotować kompleksową obsługę techniczną eventu obejmującą dokładnie te systemy, które są rzeczywiście potrzebne – bez konieczności zamawiania wszystkich możliwych usług.

Podsumowanie

Kompleksowa obsługa techniczna eventu to przede wszystkim skoordynowany proces, a nie pakiet przypadkowo dobranego sprzętu. Zaczyna się od briefu i analizy obiektu, następnie przechodzi przez projekt, przygotowanie systemów, logistykę, load-in, montaż, konfigurację, próby, realizację i load-out.

Zakres może obejmować audio, oświetlenie, scenę, konstrukcje, multimedia, streaming, kamery, zasilanie i sieci. Nie każdy event potrzebuje wszystkich tych elementów – zakres powinien wynikać z programu i miejsca.

Największą przewagą jednego skoordynowanego procesu jest możliwość projektowania zależności pomiędzy systemami jeszcze przed montażem. Organizator nie musi wtedy samodzielnie łączyć decyzji kilku wykonawców, a technika może być planowana jako jedna infrastruktura służąca całemu wydarzeniu.

Najczęściej zadawane pytania