Dlaczego nie ma jednej odpowiedzi „odpowiada firma techniczna”?

Bezpieczeństwo eventu składa się z kilku niezależnych, ale wzajemnie powiązanych obszarów. Firma dostarczająca nagłośnienie nie staje się automatycznie odpowiedzialna za stan budynku, organizację ochrony, drogi ewakuacyjne, konstrukcję sceny dostarczoną przez innego wykonawcę czy zabezpieczenie medyczne.

Przy jednej produkcji mogą występować jednocześnie:

• organizator,
• właściciel lub operator venue,
• generalny wykonawca techniczny,
• firma sceniczna,
• firma audio,
• firma oświetleniowa,
• operator LED,
• riggerzy,
• elektrycy,
• pracownicy i podwykonawcy.

Każdy z tych podmiotów może mieć własne obowiązki wynikające z prawa, umowy, zakresu powierzonych prac lub organizacji pracy.

Dlatego pytanie powinno brzmieć nie tylko:

„kto odpowiada za bezpieczeństwo?”

ale również:

„kto odpowiada za konkretny element bezpieczeństwa, na jakiej podstawie i na jakim etapie?”

To właśnie taki podział trzeba ustalić podczas przygotowania kompleksowej obsługi technicznej wydarzenia. 

Organizator wydarzenia – za co odpowiada?

Organizator odpowiada przede wszystkim za właściwe zorganizowanie wydarzenia i stworzenie struktury, w której wymagane elementy bezpieczeństwa zostaną faktycznie zapewnione. Dokładny zakres jego obowiązków zależy jednak od rodzaju wydarzenia i stosowanych przepisów.

Nie powinno się przyjmować, że podpisanie umowy z firmą techniczną automatycznie przenosi na nią całą odpowiedzialność organizatora.

Organizator powinien między innymi zadbać o to, aby:

• wybrać wykonawców odpowiednich do powierzonych prac,
• jednoznacznie określić zakresy odpowiedzialności,
• przekazać wymagane informacje o obiekcie i wydarzeniu,
• zapewnić koordynację pomiędzy wykonawcami,
• nie wymuszać rozwiązań sprzecznych z zasadami bezpieczeństwa.

Jeżeli np. osobna firma dostarcza scenę, inna podwiesza PA, a jeszcze inna światło, organizator lub wyznaczony przez niego podmiot musi doprowadzić do sytuacji, w której ich zakresy są ze sobą uzgodnione.

Organizator nie musi być konstruktorem, elektrykiem czy riggerem. Musi jednak właściwie zorganizować proces i korzystać z odpowiednich kompetencji tam, gdzie są wymagane. 

Event a impreza masowa – ważne rozróżnienie prawne

Nie każdy koncert, event firmowy, konferencja ani nawet wydarzenie z dużą publicznością jest automatycznie imprezą masową w rozumieniu polskiej ustawy. „Impreza masowa” jest pojęciem prawnym, dlatego nie należy używać go jako zwykłego synonimu dużego eventu.

Jeżeli wydarzenie spełnia przesłanki ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, zastosowanie mają szczególne obowiązki dotyczące jego organizacji i zabezpieczenia.

Art. 5 ustawy stanowi, że za bezpieczeństwo imprezy masowej w miejscu i w czasie jej trwania odpowiada jej organizator. Ustawa obejmuje w tym zakresie między innymi bezpieczeństwo uczestników, porządek publiczny, zabezpieczenie medyczne oraz zapewnienie odpowiedniego stanu technicznego obiektów wraz z instalacjami i urządzeniami technicznymi, w szczególności przeciwpożarowymi i sanitarnymi. Jednocześnie ustawa wskazuje również zadania innych organów i służb w zakresie wynikającym z odpowiednich przepisów.

To bardzo ważne rozróżnienie.

Nie należy przenosić przepisów ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych automatycznie na każde wydarzenie. Z drugiej strony fakt, że dany event nie jest imprezą masową, nie oznacza, że bezpieczeństwo przestaje podlegać innym przepisom dotyczącym m.in. BHP, obiektów, instalacji czy ochrony przeciwpożarowej.

Za co odpowiada firma techniczna w swoim zakresie?

Firma techniczna powinna odpowiadać za prawidłowe i bezpieczne wykonanie prac, które przyjęła do realizacji. Zakres ten może obejmować projekt, dostawę sprzętu, montaż, konfigurację, obsługę podczas wydarzenia i demontaż.

Jeżeli wykonawca odpowiada za audio, jego obowiązki dotyczą m.in. bezpiecznego:

• montażu systemu,
• prowadzenia infrastruktury,
• ustawienia urządzeń,
• użytkowania sprzętu,
• demontażu.

Jeżeli odpowiada również za rigging lub konstrukcje, dochodzą zupełnie inne wymagania i kompetencje.

Podobnie firma oświetleniowa nie może przyjąć założenia, że bezpieczeństwo wszystkich podwieszonych urządzeń jest problemem organizatora, jeżeli sama wykonuje określone prace związane z ich instalacją.

Odpowiedzialność za całość wydarzenia i odpowiedzialność wykonawcy za własny zakres to dwie różne kwestie.

Przekazanie organizatorowi generalnej odpowiedzialności nie zwalnia wykonawcy z obowiązku bezpiecznego wykonywania powierzonych prac.

Jak umowa i podział prac wpływają na odpowiedzialność?

Umowa jest jednym z podstawowych narzędzi pozwalających ustalić, kto odpowiada za poszczególne zakresy produkcji. Nie zastępuje jednak obowiązków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

W dokumentacji produkcyjnej warto wskazać, kto odpowiada za:

• scenę,
• konstrukcje,
• rigging,
• audio,
• światło,
• multimedia,
• zasilanie,
• główne przyłącze,
• drogi kablowe,
• zabezpieczenie przestrzeni pracy.

Przykład:

Taki podział nie rozstrzyga automatycznie całej odpowiedzialności prawnej, ale bardzo ogranicza sytuacje, w których każdy zakłada, że daną czynność miał wykonać ktoś inny.

Im większe wydarzenie, tym bardziej potrzebna jest macierz odpowiedzialności, a nie ogólne zdanie „firma X robi technikę”.

Rola właściciela lub operatora obiektu

Venue jest ważnym uczestnikiem procesu, ponieważ posiada wiedzę i dokumentację dotyczącą obiektu, jego infrastruktury, ograniczeń i zasad użytkowania. Firma zewnętrzna nie powinna zakładać parametrów budynku na podstawie wyglądu sali.

Przed wydarzeniem trzeba ustalić między innymi:

• dostępne przyłącza,
• zasady korzystania z instalacji,
• dopuszczalne sposoby montażu,
• punkty podwieszenia,
• drogi transportowe,
• ograniczenia obiektu,
• zasady przeciwpożarowe.

Szczególnie istotna jest współpraca w zakresie riggingu.

Jeżeli obiekt wskazuje punkty do podwieszania, wykonawca powinien otrzymać odpowiednie informacje dotyczące ich przeznaczenia i parametrów, zamiast traktować dowolny element w suficie jako potencjalny punkt mocowania.

Właśnie dlatego wizja lokalna przed realizacją techniczną eventu jest tak wartościowa – pozwala zestawić projekt firmy technicznej z rzeczywistymi możliwościami venue.

Bezpieczeństwo konstrukcji i riggingu

Rigging wymaga jasnego podziału odpowiedzialności pomiędzy projektowanie, przygotowanie punktów, instalację, lifting, pracę podczas show i de-rigging. Nie powinien funkcjonować jako anonimowy zakres określany po prostu jako „powieszenie sprzętu”.

Branżowy ICOPER opracowany dla entertainment riggingu podkreśla konieczność ustalenia przejrzystej struktury organizacyjnej, zdefiniowania odpowiedzialności członków ekip, identyfikacji zagrożeń, koordynacji zespołów i procedur awaryjnych.

projekt

Projekt powinien określać, co ma zostać podwieszone, gdzie i w jaki sposób.

W zależności od skali może obejmować:

• pozycje urządzeń,
• konstrukcje,
• punkty,
• obciążenia,
• użyty osprzęt,
• kolejność operacji.

Nie należy rozpoczynać od przypadkowego wyboru miejsca na silnik lub zawiesie, a dopiero później zastanawiać się, czy konstrukcja obiektu może przenieść obciążenie.

punkty podwieszenia

Obecność elementu w suficie nie potwierdza jego przydatności do riggingu.

Trzeba znać m.in.:

• przeznaczenie punktu,
• dopuszczalne warunki jego wykorzystania,
• informacje przekazane przez venue,
• ograniczenia konstrukcyjne.

Projekt riggingowy musi być dopasowany do zatwierdzonych punktów i rzeczywistych warunków, a nie do punktów, które po prostu znajdują się w dogodnym miejscu.

kompetencje osób wykonujących prace

Osoby wykonujące rigging muszą mieć wiedzę i umiejętności odpowiednie do powierzonych czynności. W międzynarodowych materiałach branżowych kompetencje riggerów obejmują m.in. ocenę ryzyka, bezpieczne wykonywanie operacji podnoszenia, pracę na wysokości oraz stosowanie właściwego sprzętu i środków ochrony.

Nie każda osoba techniczna pracująca przy evencie jest automatycznie kompetentna do projektowania lub prowadzenia operacji riggingowej.

kontrola instalacji

Po wykonaniu instalacji trzeba zweryfikować zgodność z projektem i wychwycić zmiany powstałe podczas montażu.

Jeżeli warunki na miejscu zmuszają ekipę do odstępstwa od pierwotnego rozwiązania, nie powinno ono odbywać się na zasadzie:

„zrobimy trochę inaczej, bo będzie szybciej”.

Zmiana może wpływać na obciążenia, sprzęt i bezpieczeństwo całego układu.

ICOPER wskazuje również na potrzebę nadzorowania zmieniających się warunków oraz raportowania i odpowiedniego reagowania na odstępstwa od planu riggingowego.

Bezpieczeństwo elektryczne

Za bezpieczeństwo elektryczne nie można odpowiadać na zasadzie „prąd daje obiekt, więc reszta nas nie interesuje”. Trzeba jasno ustalić granicę pomiędzy infrastrukturą venue a tymczasową dystrybucją techniczną.

Znaczenie mają:

• główne źródło zasilania,
• rozdzielnie,
• zabezpieczenia,
• przewody,
• obciążenia,
• punkty podłączenia,
• sposób prowadzenia instalacji.

Firma techniczna powinna znać wymagania swoich urządzeń i korzystać z infrastruktury odpowiedniej do danego zastosowania.

Jeżeli tymczasową instalację elektryczną wykonuje osobny podmiot, jego zakres również powinien być jasno wskazany.

Nie należy mieszać dwóch pytań:

1. kto udostępnia energię,
2. kto odpowiada za konkretną część instalacji.

Venue może zapewniać główne przyłącze, podczas gdy dalszą dystrybucję dla audio, światła i LED wykonują odpowiedni technicy.

Praca na wysokości i BHP ekip

Bezpieczeństwo pracowników i innych osób wykonujących pracę jest odrębnym obszarem od bezpieczeństwa publiczności. Każdy pracodawca odpowiada za organizację bezpiecznych warunków pracy w zakresie wynikającym z przepisów BHP.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy ponosi pracodawca, a powierzenie zadań służby BHP zewnętrznym specjalistom nie usuwa tej odpowiedzialności. Obowiązki dotyczą również, w określonym przez przepisy zakresie, osób wykonujących pracę na innych podstawach.

Przy produkcji eventowej może to dotyczyć:

• pracy na wysokości,
• montażu konstrukcji,
• podnoszenia ciężarów,
• użytkowania podnośników,
• pracy w strefach montażowych,
• używania środków ochrony indywidualnej.

Ocena ryzyka zawodowego powinna uwzględniać zagrożenia związane z rzeczywistą pracą wykonywaną przez ekipę.

Nie należy więc zakładać, że jeden „koordynator bezpieczeństwa eventu” przejmuje obowiązki wszystkich pracodawców wobec ich ekip.

Drogi ewakuacyjne i infrastruktura publiczności

Technika nie może być projektowana bez uwzględnienia ruchu uczestników i przestrzeni wymaganej dla bezpiecznego funkcjonowania obiektu.

Problematyczne mogą być:

• FOH,
• statywy,
• case'y,
• konstrukcje,
• przewody,
• kamery,
• bariery.

Przed montażem trzeba ustalić, które obszary:

• muszą pozostać wolne,
• są ciągami komunikacyjnymi,
• stanowią drogi ewakuacyjne,
• są dostępem dla służb.

To kolejny przykład odpowiedzialności współdzielonej funkcjonalnie między kilka stron.

Organizator i venue określają układ wydarzenia i wymagania dotyczące przestrzeni, natomiast firma techniczna nie może samowolnie ustawić własnego sprzętu w miejscu, którego nie wolno zajmować.

W praktyce dobry plan produkcyjny pokazuje jednocześnie:

• widownię,
• scenę,
• FOH,
• technikę,
• ciągi komunikacyjne.

Dzięki temu konflikt można zauważyć na rysunku, zanim stanie się problemem podczas montażu.

Ochrona przeciwpożarowa

Ochrona przeciwpożarowa nie jest wyłącznie problemem obiektu ani wyłącznie organizatora. Poszczególne podmioty muszą przestrzegać zasad dotyczących własnych prac i stosowanych urządzeń, natomiast cały event musi funkcjonować w warunkach zgodnych z obowiązującymi wymaganiami.

W przypadku imprez masowych ustawa wprost wymienia zapewnienie odpowiedniego stanu technicznego obiektów wraz z urządzeniami technicznymi, w szczególności przeciwpożarowymi, jako jeden z elementów bezpieczeństwa, za które odpowiada organizator.

Przy technice znaczenie może mieć:

• niezastawianie urządzeń przeciwpożarowych,
• zachowanie wymaganych przejść,
• prawidłowe prowadzenie infrastruktury,
• niewprowadzanie nieuzgodnionych źródeł zagrożenia.

Jeżeli scenografia, efekty specjalne lub nietypowe elementy produkcji wpływają na ochronę przeciwpożarową, powinny zostać przeanalizowane jako osobny zakres, a nie potraktowane jako zwykły element dekoracji.

Kto może zatrzymać niebezpieczne prace?

Niebezpiecznej operacji nie powinno się kontynuować tylko dlatego, że harmonogram jest napięty albo otwarcie bram zbliża się za kilkanaście minut. Produkcja powinna wcześniej ustalić sposób reagowania na zagrożenia oraz strukturę decyzyjną.

W riggingu ICOPER wymaga jasnej struktury organizacyjnej i procedur obejmujących również zatrzymanie pracy, ewakuację i działania ratownicze. Dokument podkreśla ponadto konieczność reagowania przez nadzór na zmieniające się warunki pracy.

W praktyce oznacza to potrzebę odpowiedzi na pytania:

• kto prowadzi daną operację,
• kto ją nadzoruje,
• do kogo zgłasza się zagrożenie,
• co dzieje się po zatrzymaniu pracy,
• kto może zatwierdzić wznowienie.

Nie warto budować kultury pracy, w której technik ma wybierać pomiędzy wykonaniem polecenia a zgłoszeniem realnego zagrożenia.

Jeżeli pojawia się bezpośrednie ryzyko, priorytetem powinno być usunięcie zagrożenia, a dopiero później odzyskanie harmonogramu.

Ocena ryzyka i procedury

Ocena ryzyka służy zidentyfikowaniu zagrożeń przed rozpoczęciem pracy i określeniu sposobu ich ograniczenia. Nie powinna być dokumentem przygotowanym wyłącznie dlatego, że „ktoś wymaga papieru”.

Przy technice eventowej analiza może dotyczyć m.in.:

• pracy na wysokości,
• podnoszenia elementów,
• transportu,
• zasilania,
• montażu,
• ruchu pojazdów,
• pracy nad sceną.

Państwowe materiały dotyczące BHP wskazują na obowiązek identyfikowania zagrożeń, oceniania ryzyka i stosowania środków mających je eliminować lub ograniczać.

W międzynarodowej praktyce riggingowej podobną rolę odgrywają:

• planowanie,
• odprawy ekip,
• identyfikacja zagrożeń,
• ustalone procedury,
• jasny podział zadań.

ICOPER wymaga również, aby przed zmianą roboczą omówić m.in. zagrożenia, kolejność prac, koordynację ekip, komunikację i procedury awaryjne.

To dobry model również dla innych skomplikowanych operacji technicznych.

Dokumentacja techniczna

Dokumentacja powinna odpowiadać rzeczywistemu poziomowi złożoności produkcji. Im większe ryzyko i więcej zależności, tym mniej elementów powinno pozostawać wyłącznie w ustnych ustaleniach.

W zależności od projektu dokumentacja może obejmować:

• plany techniczne,
• projekty konstrukcji,
• rigging plot,
• informacje o punktach,
• instrukcje producentów,
• harmonogram,
• macierz odpowiedzialności,
• ocenę ryzyka,
• protokoły lub potwierdzenia wymagane dla danego zakresu.

Ważna jest aktualność.

Jeżeli projekt konstrukcji został zmieniony, na miejscu nie powinno funkcjonować równolegle kilka rysunków bez informacji, który jest obowiązujący.

Dokumentacja powinna pozwalać odpowiedzieć:

• co zostało zaprojektowane,
• kto to przygotował,
• jaka wersja jest aktualna,
• kto odpowiada za wykonanie,
• czy instalacja odpowiada projektowi.

Szczególnie dużo takich informacji można zebrać już podczas wizji lokalnej przed realizacją techniczną eventu.

Jak powinien wyglądać czytelny podział odpowiedzialności przed wydarzeniem?

Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie prostej macierzy odpowiedzialności jeszcze przed rozpoczęciem load-inu. Nie musi być to rozbudowany dokument prawny – powinna przede wszystkim eliminować miejsca, w których zakresy wykonawców się stykają.

Przykładowy model:

Tabela jest przykładem struktury, a nie uniwersalnym przypisaniem odpowiedzialności prawnej.

W rzeczywistej produkcji role trzeba ustalić odpowiednio do:

• umów,
• przepisów,
• obiektu,
• wykonawców.

Przed wydarzeniem warto więc przejść przez finalne ustalenia organizatora z firmą techniczną i oddzielnie oznaczyć wszystkie kwestie dotyczące bezpieczeństwa, infrastruktury i granic odpowiedzialności.

W przypadku realizacji technicznej Art-Live naturalnym zakresem jest przygotowanie i bezpieczne wykonanie powierzonych systemów technicznych oraz jasne określenie punktów wymagających współpracy z organizatorem, venue lub innymi wykonawcami – nie deklarowanie przejęcia odpowiedzialności za całe bezpieczeństwo wydarzenia.

Podsumowanie

Bezpieczeństwo techniczne podczas wydarzenia nie jest odpowiedzialnością jednej firmy „od techniki”. Organizator, venue, firma realizacyjna, wykonawcy konstrukcji, pracodawcy i specjaliści mają różne obowiązki wynikające z rodzaju wydarzenia, prawa, zawartych umów i wykonywanych prac.

Przy imprezie masowej przepisy wprost przypisują odpowiedzialność za bezpieczeństwo organizatorowi, ale nie usuwa to obowiązków innych podmiotów w ich własnych zakresach.

Najważniejszym praktycznym narzędziem jest więc jasna struktura: dla każdego krytycznego elementu trzeba wiedzieć, kto go projektuje, dostarcza, wykonuje, kontroluje i kto podejmuje decyzję w przypadku zagrożenia. Bezpieczeństwo zaczyna się od projektu i podziału odpowiedzialności, a nie od reakcji na problem podczas wydarzenia.

Najczęściej zadawane pytania