Dlaczego nie istnieje jeden termin dla wszystkich eventów?

Nie ma uniwersalnej zasady typu „technikę trzeba zamawiać trzy miesiące wcześniej”, ponieważ czas przygotowania zależy od zakresu produkcji. Dwa wydarzenia odbywające się tego samego dnia dla podobnej liczby uczestników mogą wymagać zupełnie innego nakładu pracy.

Konferencja dla 300 osób może potrzebować:

• PA,
• kilku mikrofonów,
• prezentacji,
• podstawowego oświetlenia.

Event dla tych samych 300 osób może dodatkowo obejmować:

• LED wall,
• realizację kamerową,
• streaming,
• galę,
• koncert zespołu,
• scenografię,
• rozbudowane światło.

W drugim przypadku trzeba nie tylko zarezerwować więcej sprzętu. Potrzebny jest również czas na projekt, analizę ridera, plan sceny, routing audio-video, harmonogram prób i koordynację kilku ekip.

Dlatego przy planowaniu terminu lepiej pytać:

„Ile czasu potrzebuje ta konkretna produkcja?”

zamiast:

„Ile tygodni wcześniej zamawia się technikę?” 

Co najbardziej wpływa na czas przygotowania?

 Na czas potrzebny do przygotowania techniki wpływa przede wszystkim liczba elementów, które trzeba zaprojektować, skoordynować i zarezerwować. Im więcej zależności, tym wcześniej warto rozpocząć współpracę.

skala

Większe wydarzenie zwykle wymaga:

• większej ilości sprzętu,
• większej ekipy,
• bardziej rozbudowanej logistyki,
• dłuższego montażu,
• dodatkowych prób.

Skala nie oznacza jednak wyłącznie liczby uczestników. Event dla 500 osób może być prostszy technicznie niż produkcja dla 200 osób z rozbudowaną sceną, streamingiem i wieloma punktami programu.

sezon

Dostępność sprzętu i ekip zmienia się w ciągu roku. W okresach dużego obłożenia ten sam projekt może wymagać wcześniejszej rezerwacji niż w spokojniejszym terminie.

Dotyczy to szczególnie:

• weekendów,
• sezonu plenerowego,
• okresów wielu festiwali,
• popularnych terminów eventów firmowych.

Im bardziej data jest nieelastyczna, tym większą wartość ma wcześniejsze zabezpieczenie wykonawcy.

liczba systemów

Samo nagłośnienie prostej konferencji można przygotować stosunkowo szybko. Gdy dochodzą:

• światło,
• LED,
• video,
• kamery,
• streaming,
• scena,

każdy system musi zostać nie tylko przygotowany osobno, ale też zintegrowany z pozostałymi.

To właśnie zależności pomiędzy systemami zwiększają czas projektu.

konstrukcje

Konstrukcje i rigging wymagają wcześniejszego planowania, ponieważ wpływają na rozmieszczenie PA, światła, ekranów i scenografii.

Trzeba sprawdzić:

• geometrię,
• punkty podwieszenia,
• możliwości obiektu,
• kolejność montażu,
• współpracę kilku działów.

Jeżeli projekt wymaga specjalistycznej konstrukcji lub rozwiązania przygotowywanego pod konkretną przestrzeń, rezerwacja techniki na ostatnią chwilę może bardzo ograniczyć możliwości.

artyści i ridery

Rider techniczny może całkowicie zmienić początkowe założenia realizacji.

Artysta może wymagać:

• konkretnego PA,
• FOH,
• osobnego MON,
• systemów IEM,
• określonych konsolet,
• mikrofonów,
• backline'u,
• riserów.

Jeżeli koncert jest ważną częścią wydarzenia, rider najlepiej przekazać firmie technicznej możliwie szybko.

Szczegółowy proces opisuje materiał co zrobić, gdy zespół przesyła rider techniczny przed koncertem.

Mały event lub konferencja

Mały event może wymagać stosunkowo krótkiego przygotowania, jeśli zakres jest prosty, obiekt znany, a potrzebny sprzęt łatwo dostępny. Nie oznacza to jednak, że warto odkładać rezerwację do ostatnich dni.

Prosta konferencja może obejmować:

• system PA,
• mikrofony,
• prezentację,
• podstawowe światło,
• realizatora.

Jeżeli nie ma konstrukcji, dużych multimediów ani nietypowej logistyki, projekt może być stosunkowo prosty.

Sytuacja zmienia się, gdy konferencja ma:

• kilka sal,
• wiele paneli,
• tłumaczenia,
• streaming,
• kamery,
• dużą liczbę systemów bezprzewodowych.

Wtedy określenie „konferencja” nie oznacza już małej realizacji.

Najbezpieczniej rozpocząć rozmowę z wykonawcą od razu po potwierdzeniu daty i venue. Szczegóły można uzupełniać później.

Event firmowy i gala

Event firmowy lub gala warto zacząć przygotowywać wcześniej niż prostą konferencję, ponieważ często łączą kilka rodzajów techniki i wiele elementów scenariusza.

Typowa produkcja może obejmować:

• prowadzącego,
• prezentacje,
• panel,
• filmy,
• wręczenie nagród,
• światło show,
• multimedia,
• koncert.

Dużo pracy pojawia się na styku systemów.

Przykładowo film musi być:

• odtworzony z odpowiedniego źródła,
• pokazany na ekranie,
• słyszalny w PA,
• ewentualnie obecny w streamingu,
• zsynchronizowany ze światłem.

Dlatego czas potrzebny jest nie tylko na rezerwację urządzeń, ale także na stworzenie scenariusza technicznego i przeprowadzenie prób.

Im większą rolę podczas gali odgrywają multimedia, cue i realizacja kamerowa, tym wcześniej warto włączyć firmę techniczną w proces produkcyjny.

Koncert

Przy koncercie termin zależy przede wszystkim od skali, wymagań artysty i dostępności potrzebnej infrastruktury. Istotny jest nie tylko sam dzień wydarzenia, ale również czas na rider advance.

Po otrzymaniu ridera trzeba zweryfikować:

• PA,
• FOH,
• monitoring,
• input listę,
• stage plan,
• RF,
• backline,
• harmonogram.

Jeżeli wymagany sprzęt nie jest dostępny, trzeba:

• znaleźć odpowiednie rozwiązanie,
• zaproponować zamiennik,
• uzyskać akceptację artysty.

To wszystko wymaga czasu.

Przy koncercie organizowanym jako część większego eventu warto również ustalić, ile czasu jest na:

• montaż,
• line check,
• soundcheck,
• zmianę sceny.

Sam fakt, że koncert trwa godzinę, nie oznacza więc, że jest prostym jednogodzinnym elementem produkcji.

Jeżeli wydarzenie dopiero powstaje, podstawowy workflow opisuje jak zamówić profesjonalną obsługę techniczną wydarzenia.

Duży plener lub festiwal

Duży plener i festiwal powinny być planowane znacznie wcześniej niż pojedynczy mały event, ponieważ liczba wzajemnie zależnych procesów szybko rośnie.

Trzeba zaplanować między innymi:

• PA,
• scenę,
• konstrukcje,
• światło,
• zasilanie,
• multimedia,
• transport,
• backstage,
• FOH,
• MON,
• RF,
• changeovery.

Przy wielu artystach dochodzi rider advance dla każdego zespołu.

Przy kilku scenach każda może potrzebować:

• własnej ekipy,
• własnego systemu,
• oddzielnego harmonogramu,
• koordynacji z główną produkcją.

Duża produkcja plenerowa jest więc bardziej podobna do projektu logistyczno-technicznego niż do jednorazowego wynajmu sprzętu.

Jeżeli data festiwalu jest potwierdzona, warto rozpocząć rozmowy z wykonawcami jeszcze przed zamknięciem całego line-upu. System można projektować etapami, a ridery kolejnych artystów włączać do już istniejącego procesu.

Szerzej kryteria takiej produkcji opisuje materiał jak wybrać firmę techniczną do organizacji dużego festiwalu muzycznego.

Co wymaga najwięcej czasu na etapie projektu?

Najwięcej czasu zwykle zajmują elementy, które wymagają wielu uzgodnień albo zależą od innych systemów. Sama kompletacja kilku urządzeń może być szybka, ale projekt dużej produkcji wymaga szeregu decyzji.

Czasochłonne bywają:

• analiza riderów,
• projekt systemu PA,
• rigging,
• konstrukcje,
• multimedia,
• routing video,
• koordynacja RF,
• zasilanie,
• harmonogram kilku ekip.

Dużym źródłem opóźnień mogą być również dane, które docierają etapami.

Przykład: firma projektuje scenę dla konferencji, a później pojawia się informacja o koncercie. Dochodzą wtedy:

• backline,
• monitoring,
• PA,
• rider,
• soundcheck.

Projekt trzeba częściowo zmienić.

Dlatego wcześniejsze rozpoczęcie prac nie oznacza, że wszystko musi być od razu finalne. Pozwala natomiast budować technikę stopniowo i kontrolować wpływ nowych informacji.

Kiedy brak czasu zaczyna ograniczać możliwości?

Brak czasu staje się problemem wtedy, gdy zamiast wybierać najlepsze rozwiązanie trzeba wybierać wyłącznie spośród tego, co jeszcze jest dostępne.

Może zabraknąć:

• konkretnej ekipy,
• systemu,
• konsolety,
• konstrukcji,
• ekranu LED,
• transportu,
• czasu w obiekcie.

Przy późnej rezerwacji może być również mniej czasu na:

• wizję lokalną,
• przygotowanie dokumentacji,
• advance,
• programowanie,
• próby.

To nie zawsze uniemożliwia realizację. Może jednak zmienić sposób jej zaprojektowania.

Przykładowo planowana konfiguracja wymaga montażu dzień wcześniej, ale obiekt został zarezerwowany tylko na dzień eventu. Wtedy trzeba albo zwiększyć ekipę, albo uprościć projekt.

Momentem krytycznym nie jest więc konkretna liczba dni przed eventem, ale chwila, w której harmonogram i dostępność zaczynają narzucać rozwiązania techniczne.

Co zrobić, jeśli event jest organizowany last minute?

Przy realizacji last minute trzeba przede wszystkim szybko ustalić priorytety i odróżnić elementy niezbędne od opcjonalnych. Nie warto tracić czasu na szczegóły, które nie decydują o powodzeniu wydarzenia.

Najpierw trzeba przekazać:

• datę,
• lokalizację,
• dokładne godziny,
• liczbę uczestników,
• program,
• niezbędny zakres techniczny.

Jeżeli jest artysta, rider należy przesłać natychmiast.

Firma powinna następnie sprawdzić:

1. dostępność ludzi,
2. dostępność sprzętu,
3. możliwości montażowe,
4. krytyczne ograniczenia obiektu.

Przy bardzo krótkim terminie może być konieczne wykorzystanie innego rozwiązania niż w projekcie przygotowywanym z dużym wyprzedzeniem.

Nie musi to oznaczać niższej jakości. Chodzi raczej o świadome korzystanie z dostępnych zasobów.

Przy takim zapytaniu szczególnie ważne jest ograniczenie liczby pośredników i szybkie podejmowanie decyzji.

Jak zarezerwować termin, gdy szczegóły jeszcze się zmieniają?

Nie trzeba czekać na finalny scenariusz, aby rozpocząć rozmowę i zabezpieczyć termin. Warto rozdzielić rezerwację zasobów od finalizacji całego projektu.

Na początku można potwierdzić:

• datę,
• miejsce,
• skalę,
• główny zakres,
• orientacyjne potrzeby.

Następnie wraz z rozwojem wydarzenia dopracowuje się:

• scenariusz,
• sprzęt,
• liczbę mikrofonów,
• multimedia,
• rider,
• harmonogram.

Przykładowo przy evencie firmowym można od początku wiedzieć, że potrzebne będą:

• audio,
• światło,
• ekran,
• ekipa.

Nie trzeba jednak znać jeszcze dokładnej liczby panelistów ani wszystkich materiałów video.

Najważniejsze jest jasne określenie, które elementy są potwierdzone, a które pozostają robocze.

To ułatwia również późniejszą współpracę z firmą techniczną przy organizacji eventu, ponieważ projekt może być aktualizowany bez rozpoczynania każdego etapu od początku.

Jeżeli termin wydarzenia jest już potwierdzony, naturalnym pierwszym krokiem jest sprawdzenie dostępności obsługi technicznej Art-Live i przekazanie podstawowych informacji o projekcie. Szczegóły mogą być dopracowywane później w ramach produkcji.

Podsumowanie

Obsługę techniczną wydarzenia najlepiej zamawiać możliwie szybko po potwierdzeniu daty i podstawowych założeń. Nie trzeba czekać na finalny scenariusz, ponieważ projekt techniczny może rozwijać się razem z wydarzeniem.

Im większa skala, więcej systemów, konstrukcji, artystów i zależności logistycznych, tym większą wartość ma wcześniejsze rozpoczęcie współpracy. Duży festiwal i prosty event firmowy nie wymagają takiego samego czasu przygotowania.

Największym ryzykiem późnej rezerwacji nie jest sama data w kalendarzu. Problem zaczyna się wtedy, gdy brak dostępności sprzętu, ludzi lub czasu montażowego ogranicza możliwe rozwiązania. Wcześniejsza rezerwacja daje przede wszystkim większy wybór i więcej czasu na rozwiązanie problemów, zanim staną się problemami dnia realizacji.

Najczęściej zadawane pytania