Dwa podstawowe modele realizacji technicznej

W praktyce organizator najczęściej wybiera pomiędzy dwoma modelami: jednym generalnym wykonawcą technicznym albo kilkoma firmami odpowiedzialnymi za osobne działy.

W pierwszym wariancie jeden podmiot może odpowiadać za:

• audio,
• światło,
• multimedia,
• scenę,
• konstrukcje,
• streaming,
• personel,
• logistykę.

Nie oznacza to, że wszystko musi pochodzić z jego własnego magazynu. Generalny wykonawca może korzystać z partnerów, ale to on zarządza całością.

W drugim modelu organizator wybiera osobno:

• firmę audio,
• firmę oświetleniową,
• dostawcę sceny,
• operatora LED,
• realizację kamerową,
• streaming.

Każdy wykonawca odpowiada wtedy za własny zakres.

Oba modele mogą być poprawne. Różnią się przede wszystkim tym, gdzie znajduje się odpowiedzialność za koordynację. 

Jeden generalny wykonawca – jak wygląda taki model?

W modelu generalnego wykonawcy jedna firma staje się głównym partnerem technicznym organizatora i koordynuje uzgodniony zakres produkcji.

Organizator przekazuje:

• brief,
• scenariusz,
• plan obiektu,
• ridery,
• harmonogram,
• wymagania dodatkowe.

Wykonawca następnie planuje technikę jako jeden system.

Może sam realizować część działów, a część zlecać partnerom, ale powinien zachować kontrolę nad:

• projektem,
• harmonogramem,
• logistyką,
• punktami styku,
• odpowiedzialnością.

To model najbardziej zbliżony do kompleksowej obsługi technicznej eventu.

Największą zaletą jest uproszczenie komunikacji. Organizator nie musi samodzielnie łączyć informacji pomiędzy pięcioma ekipami, ponieważ ma jednego głównego wykonawcę odpowiedzialnego za koordynację. 

Kilku wyspecjalizowanych wykonawców – jak wygląda taki model?

W modelu wielowykonawczym każdy dział jest powierzany osobnej firmie o konkretnej specjalizacji.

Może to wyglądać tak:

• audio – firma A,
• światło – firma B,
• LED i multimedia – firma C,
• scena – firma D,
• streaming – firma E.

Taki model daje dużą swobodę przy wyborze specjalistów i może być bardzo dobry przy wymagających produkcjach, gdzie każdy obszar wymaga wyjątkowo mocnych kompetencji.

Problem zaczyna się wtedy, gdy nie ma jednej osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za połączenie wszystkich działów.

Każda firma może wykonać swój zakres poprawnie, a mimo to całość może mieć problemy.

Przykładowo:

• światło potrzebuje punktów zajętych przez PA,
• LED blokuje kamerę,
• scena nie przewidziała miejsca na monitor world,
• streaming nie ma ustalonego routingu audio.

Dlatego model wielowykonawczy wymaga bardzo mocnego production managementu.

Komunikacja i liczba punktów kontaktowych

Im więcej wykonawców, tym więcej kanałów komunikacji i większe ryzyko rozbieżności. To nie oznacza, że wielu dostawców jest złym rozwiązaniem, ale wymaga lepszej struktury komunikacyjnej.

Przy jednym generalnym wykonawcy organizator może mieć jednego głównego production contact.

Przy kilku wykonawcach może kontaktować się osobno z:

• audio,
• światłem,
• video,
• sceną,
• streamingiem,
• transportem.

Jeżeli każda decyzja wymaga przesłania tych samych informacji kilku osobom, proces szybko staje się nieefektywny.

Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której jedna zmiana trafia tylko do części ekip.

Przykład:

organizator przesuwa scenę o metr, ale informuje tylko firmę sceniczną.

Konsekwencje mogą dotyczyć:

• PA,
• kamer,
• światła,
• ekranów,
• tras kablowych.

Dlatego przy wielu dostawcach trzeba mieć jeden aktualny punkt dokumentacji i jasno określić, kto odpowiada za dystrybucję zmian.

Odpowiedzialność za integrację systemów

Najważniejszym elementem całego modelu jest odpowiedzialność za integrację. Ktoś musi spojrzeć na wydarzenie jako całość, a nie tylko na pojedyncze działy.

Integracja obejmuje między innymi:

• przestrzeń,
• konstrukcje,
• zasilanie,
• routing,
• sieci,
• harmonogram,
• komunikację.

Jeżeli generalny wykonawca odpowiada za całość, jest naturalnym właścicielem tych zależności.

Jeżeli pracuje kilku dostawców, trzeba wskazać:

• production managera,
• technicznego koordynatora,
• osobę po stronie organizatora,
• inny jasno określony punkt decyzyjny.

Brak takiej roli prowadzi do najgorszego typu problemu:

każdy zrobił swoją część dobrze, ale nikt nie odpowiadał za całość.

Harmonogram i zależności między ekipami

Technika eventowa nie jest montowana w dowolnej kolejności. Poszczególne działy mają zależności, które trzeba uwzględnić w harmonogramie.

Przykładowa kolejność może wyglądać tak:

1. konstrukcje,
2. rigging,
3. PA i światło,
4. LED i multimedia,
5. scena i backline,
6. patch,
7. konfiguracja,
8. próby.

Jeżeli firma audio może rozpocząć montaż dopiero po zakończeniu riggingu, jej harmonogram zależy od ekipy konstrukcyjnej.

Jeżeli LED jest montowany na konstrukcji wspólnej ze światłem, oba działy muszą współpracować.

Przy kilku niezależnych wykonawcach łatwo o sytuację, w której każda firma przyjmuje własny plan wejścia bez uwzględnienia reszty.

Dlatego harmonogram powinien być wspólny dla całej produkcji, a nie osobny dla każdego podwykonawcy.

Audio, światło, video i scena – gdzie występują punkty styku?

Najwięcej problemów pojawia się na styku systemów, bo właśnie tam odpowiedzialność nie zawsze jest oczywista.

Audio, światło, video i scena spotykają się w kilku obszarach.

Konstrukcje:

PA, oprawy i LED mogą korzystać z tych samych punktów riggingowych.

Przestrzeń:

FOH, kamery i widownia konkurują czasem o te same miejsca.

Zasilanie:

Każdy dział ma własne wymagania i nie może zakładać nieograniczonej dostępności energii.

Routing:

Streaming i video potrzebują sygnałów z audio.

Scenariusz:

Jedno cue może uruchamiać światło, video i audio jednocześnie.

Scena:

Backline, monitory, wedge, kamery i scenografia muszą zmieścić się w tej samej przestrzeni.

Przy kompleksowej realizacji technicznej wydarzenia te punkty styku powinny zostać rozwiązane już na etapie projektu.

Logistyka i kolejność montażu

Przy wielu firmach logistyka staje się osobnym wyzwaniem. Każdy wykonawca ma własne samochody, sprzęt, ekipę i czas potrzebny na montaż.

Trzeba więc zaplanować:

• godziny podjazdów,
• miejsca rozładunku,
• kolejność dostaw,
• windy,
• rampy,
• parking,
• magazyn tymczasowy.

Jeżeli cztery ciężarówki przyjadą jednocześnie do obiektu z jednym dockiem, część ekip będzie czekała.

Przy jednym generalnym wykonawcy łatwiej skoordynować transport w ramach jednej logistyki.

Przy wielu firmach potrzebna jest osoba, która zarządza wspólnym load-inem.

Dotyczy to również load-outu.

Demontaż nie może być chaotyczny, jeśli systemy są ze sobą powiązane. Nie można zdjąć konstrukcji, zanim urządzenia innych ekip nie zostaną bezpiecznie zdemontowane.

Koszty – czy jedna firma zawsze jest tańsza?

Nie. Jeden generalny wykonawca nie musi być tańszy, a kilku niezależnych dostawców nie musi być droższych.

Koszt zależy od:

• sprzętu,
• personelu,
• transportu,
• montażu,
• zakresu,
• marży,
• dostępności zasobów,
• podwykonawców.

Generalny wykonawca może mieć przewagę dzięki wspólnej logistyce, transportowi i ekipie. Z drugiej strony może doliczać koszt zarządzania partnerami.

Kilku wyspecjalizowanych wykonawców może być korzystnych cenowo, jeśli każdy dostarcza dokładnie ten zakres, w którym jest efektywny.

Trzeba jednak uwzględnić także koszt koordynacji.

Jeżeli organizator sam musi poświęcić wiele godzin na:

• telefony,
• harmonogramy,
• uzgodnienia,
• rozwiązywanie konfliktów,

to również jest realny koszt produkcji, nawet jeśli nie pojawia się jako osobna pozycja na fakturze.

Dlatego porównując modele, warto analizować całość procesu, a nie tylko sumę ofert.

Ryzyko konfliktu kompetencyjnego

Konflikt kompetencyjny pojawia się wtedy, gdy nie wiadomo, kto odpowiada za element znajdujący się pomiędzy zakresami dwóch ekip.

Typowy przykład:

firma video potrzebuje sygnału audio do streamingu.

Kto odpowiada za:

• wyjście audio,
• poziom,
• routing,
• kabel,
• test?

Jeżeli audio zakłada, że kończy odpowiedzialność na konsolecie, a video zakłada, że dostanie gotowy sygnał przy swoim stanowisku, problem może ujawnić się dopiero podczas próby.

Podobnie z:

• zasilaniem,
• riggingiem,
• konstrukcjami,
• internetem,
• komunikacją.

Najlepszym sposobem ograniczenia konfliktów jest macierz odpowiedzialności.

Dla każdego istotnego elementu powinno być wiadomo:

• kto dostarcza,
• kto montuje,
• kto konfiguruje,
• kto testuje,
• kto odpowiada podczas show.

Kiedy wielu specjalistycznych wykonawców ma przewagę?

Model wielowykonawczy ma przewagę wtedy, gdy projekt wymaga bardzo wyspecjalizowanych kompetencji, których trudno oczekiwać od jednego wykonawcy na równie wysokim poziomie.

Przykłady:

• bardzo duży LED,
• rozbudowany broadcast,
• nietypowy rigging,
• specjalistyczna scenografia,
• duży system PA,
• zaawansowany streaming.

Przy dużych wydarzeniach często naturalne jest korzystanie z różnych firm.

Ważne tylko, aby istniała silna warstwa koordynacyjna.

Ten model sprawdza się szczególnie wtedy, gdy organizator lub agencja ma własnego production managera, który potrafi zarządzać techniką.

Wtedy można świadomie wybierać najlepszych specjalistów z każdego obszaru i łączyć ich w jeden projekt.

To podejście często występuje przy większych festiwalach i rozbudowanych produkcjach, gdzie wybór firmy technicznej do organizacji dużego festiwalu muzycznego oznacza w praktyce także wybór partnerów do konkretnych działów.

Kiedy generalny wykonawca jest korzystniejszy?

Generalny wykonawca jest szczególnie korzystny wtedy, gdy organizator nie chce samodzielnie koordynować kilku ekip albo wydarzenie wymaga silnej integracji systemów.

Największe korzyści pojawiają się przy:

• eventach firmowych,
• galach,
• konferencjach,
• premierach,
• koncertach z rozbudowanym video,
• wydarzeniach hybrydowych.

W takich projektach bardzo dużo zależności występuje pomiędzy:

• audio,
• video,
• streamingiem,
• światłem,
• sceną.

Jedna firma może uprościć:

• komunikację,
• harmonogram,
• odpowiedzialność,
• logistykę.

To nie oznacza, że musi wykonywać wszystko samodzielnie. Może zarządzać podwykonawcami, pozostając jednym partnerem dla klienta.

Taki model jest szczególnie wygodny dla organizatora, który chce przekazać pełną obsługę techniczną wydarzenia jednemu zespołowi zamiast budować własny dział produkcyjny.

Model hybrydowy – jeden koordynator i wyspecjalizowani partnerzy

Model hybrydowy często daje najlepsze połączenie obu podejść. Jedna firma albo production manager odpowiada za całość, ale poszczególne działy są realizowane przez wyspecjalizowanych partnerów.

Może to wyglądać tak:

• generalny wykonawca – koordynacja,
• partner audio,
• partner LED,
• partner sceniczny,
• własny dział światła,
• zewnętrzny broadcast.

Organizator nadal ma jeden główny punkt kontaktowy.

Specjaliści zachowują natomiast własne kompetencje.

Warunkiem działania tego modelu jest bardzo jasny podział odpowiedzialności.

Generalny wykonawca powinien kontrolować:

• wspólny projekt,
• harmonogram,
• logistykę,
• komunikację,
• punkty styku.

Nie powinien jedynie „przekazywać numerów telefonów” do swoich podwykonawców.

Jeżeli jeden podmiot nazywa się koordynatorem, powinien rzeczywiście odpowiadać za integrację, a nie tylko za zebranie ofert.

Podsumowanie

Nie istnieje jeden model organizacji techniki eventowej najlepszy dla każdego wydarzenia. Jeden generalny wykonawca upraszcza komunikację, logistykę i odpowiedzialność, natomiast kilku wyspecjalizowanych wykonawców może dać większą swobodę oraz dostęp do bardzo mocnych kompetencji w konkretnych działach.

Najważniejsze jest to, kto odpowiada za integrację. Audio, światło, video, scena, zasilanie i logistyka mają wiele punktów styku, dlatego nie mogą być zarządzane całkowicie niezależnie.

Przy małych i średnich produkcjach jeden wykonawca często upraszcza proces. Przy bardzo dużych lub specjalistycznych projektach wielu dostawców może być naturalnym wyborem. Najbardziej uniwersalny jest model, w którym istnieje jeden koordynator odpowiedzialny za całość, nawet jeśli pod nim pracuje kilku wyspecjalizowanych partnerów.

Najczęściej zadawane pytania