W skrócie
Aby zamówić obsługę techniczną wydarzenia, przygotuj przede wszystkim datę i lokalizację, rodzaj eventu, liczbę uczestników, podstawowy program oraz informację, czy potrzebujesz nagłośnienia, oświetlenia, sceny, multimediów, kamer lub streamingu. Nie musisz znać modeli urządzeń ani mieć gotowego projektu. Firma techniczna powinna przeanalizować potrzeby, uzupełnić brakujące informacje i na tej podstawie przygotować rozwiązanie oraz ofertę.
Jakie informacje przygotować przed pierwszym kontaktem?
Do pierwszego zapytania nie potrzeba kompletnej dokumentacji. Wystarczy zestaw informacji pozwalający zrozumieć, co ma się wydarzyć, gdzie, kiedy i dla ilu osób.
Najbardziej przydatne są:
- data wydarzenia,
- lokalizacja i nazwa obiektu,
- rodzaj wydarzenia,
- przewidywana liczba uczestników,
- godziny wydarzenia,
- orientacyjny program,
- zakres potrzebnej techniki,
- informacje o występach artystycznych lub prelegentach,
- dostępny harmonogram montażu i demontażu.
Jeżeli znasz już godziny prób, wejścia uczestników i rozpoczęcia części oficjalnej, również warto je podać.
Przykładowe pierwsze zapytanie może być bardzo proste: „Organizujemy galę firmową dla około 400 osób w Warszawie. Wydarzenie odbędzie się 15 listopada, w programie są wystąpienia, panel, wręczenie nagród i koncert. Potrzebujemy nagłośnienia, oświetlenia, ekranu i obsługi technicznej”.
Taka wiadomość daje znacznie więcej informacji niż pytanie o „nagłośnienie dla 400 osób”.
Co można ustalić, nawet jeśli wydarzenie nie jest jeszcze dopięte?
Zapytanie można wysłać również wtedy, gdy część decyzji nie została jeszcze podjęta. Firma techniczna nie powinna oczekiwać, że organizator sam zaprojektuje system.
Jeżeli nie znasz jeszcze konkretnego obiektu, można określić miasto i typ przestrzeni. Jeżeli program nie jest zamknięty, można opisać jego przewidywaną strukturę. Jeżeli wykonawca muzyczny nie został potwierdzony, wystarczy zaznaczyć, że koncert jest planowany i rider zostanie przesłany później.
Ważne jest natomiast rozróżnienie informacji potwierdzonych od roboczych.
Przykładowo:
„Planowany jest panel dla 4–6 osób, dokładna liczba zostanie potwierdzona miesiąc przed wydarzeniem”.
Dzięki temu firma może przewidzieć odpowiednią infrastrukturę, ale wie również, które elementy projektu mogą się zmienić.
Na wczesnym etapie szczególnie przydatne jest określenie elementów pewnych oraz wariantów. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której każda zmiana programu wymaga projektowania całej realizacji od początku.
Jak opisać rodzaj i skalę wydarzenia?
Rodzaj wydarzenia mówi firmie technicznej więcej niż sama liczba uczestników. Konferencja dla 500 osób, koncert dla 500 osób i gala dla 500 osób wymagają innych systemów oraz innego sposobu organizacji produkcji.
W zapytaniu warto więc wskazać, czy będzie to:
- konferencja lub kongres,
- event firmowy,
- gala,
- koncert,
- wydarzenie plenerowe,
- premiera produktu,
- panel dyskusyjny,
- wydarzenie hybrydowe,
- transmisja,
- wydarzenie łączące kilka formatów.
Skalę określa nie tylko liczba gości. Znaczenie mają również geometria przestrzeni, wielkość sceny, odległość widowni od sceny, liczba pomieszczeń oraz liczba równolegle działających stref.
Konferencja dla 300 osób w jednej sali jest innym projektem niż wydarzenie dla tej samej liczby uczestników z salą główną, trzema breakout roomami i streamingiem.
Jeżeli chcesz dokładniej przygotować dane do pierwszego zapytania, pomocny będzie osobny materiał o tym, jakie informacje są potrzebne firmie nagłośnieniowej do przygotowania wyceny.
Jak określić potrzebny zakres techniczny?
Nie trzeba samodzielnie określać modeli urządzeń. Wystarczy opisać funkcje, które technika ma zapewnić.
Zakres może obejmować między innymi:
- nagłośnienie i realizację audio,
- mikrofony przewodowe i bezprzewodowe,
- monitoring sceniczny,
- oświetlenie sceniczne i dekoracyjne,
- scenę i podesty,
- konstrukcje i rigging,
- ekrany LED lub projekcję,
- obsługę prezentacji,
- realizację kamerową,
- nagranie,
- streaming,
- infrastrukturę sieciową i sygnałową,
- personel techniczny.
Jeżeli nie wiesz, czy potrzebujesz ekranu LED czy projektora, nie musisz podejmować tej decyzji przed kontaktem. Lepiej napisać: „prezentacje i filmy muszą być dobrze widoczne dla 500 osób”.
Podobnie zamiast określać liczbę kolumn, można opisać przestrzeń i charakter wydarzenia. Projekt systemu PA jest zadaniem wykonawcy.
W przypadku wydarzeń obejmujących kilka takich obszarów warto rozważyć kompleksową obsługę techniczną wydarzenia, ponieważ audio, światło, multimedia i scena mogą być wtedy projektowane jako jeden system.
Jak przekazać scenariusz, rider i plany?
Dokumenty najlepiej przesłać razem z zapytaniem albo jak najszybciej po pierwszym kontakcie. Pozwalają one przejść od ogólnej koncepcji do konkretnego projektu.
Szczególnie przydatne są:
- scenariusz wydarzenia,
- agenda,
- rider techniczny artysty,
- stage plan,
- input list,
- rzut sali,
- plan sceny,
- dokumentacja techniczna obiektu,
- harmonogram,
- materiały dotyczące prezentacji i multimediów.
Nie wszystkie dokumenty muszą być dostępne od początku.
Jeżeli podczas eventu ma wystąpić zespół, ale rider pojawi się dopiero później, trzeba po prostu zaznaczyć to w zapytaniu. Wstępna oferta może wtedy uwzględniać założenia, które zostaną zweryfikowane po otrzymaniu dokumentacji.
Przy koncertach szczególnie ważna jest późniejsza analiza ridera technicznego zespołu, ponieważ może on zmienić wymagania dotyczące PA, FOH, monitoringu, mikrofonów, RF, backline'u lub infrastruktury scenicznej.
Co dzieje się po wysłaniu zapytania?
Po otrzymaniu zapytania firma techniczna powinna najpierw przeanalizować wydarzenie i zidentyfikować informacje potrzebne do przygotowania rozwiązania.
W praktyce proces może wyglądać następująco:
- analiza przesłanych informacji,
- zebranie brakujących danych,
- określenie zakresu odpowiedzialności,
- analiza obiektu,
- przygotowanie koncepcji technicznej,
- dobór sprzętu i personelu,
- zaplanowanie logistyki,
- przygotowanie oferty,
- uzgodnienie szczegółów,
- potwierdzenie realizacji.
Przy prostym wydarzeniu część tych etapów może odbyć się podczas jednej rozmowy. Przy dużej produkcji proces będzie bardziej rozbudowany i może obejmować kilka rund ustaleń.
Dobrą praktyką jest wyjaśnienie w ofercie nie tylko tego, jaki sprzęt zostanie dostarczony, ale przede wszystkim jaki zakres realizacji obejmuje cena.
Kiedy potrzebna jest rozmowa produkcyjna lub wizja lokalna?
Rozmowa produkcyjna jest potrzebna wtedy, gdy wydarzenie ma wiele zależnych elementów albo sam mail nie wystarcza do jednoznacznego ustalenia przebiegu realizacji.
Może dotyczyć między innymi:
- scenariusza,
- zmian na scenie,
- kolejności wystąpień,
- prezentacji,
- cue technicznych,
- prób,
- odpowiedzialności poszczególnych ekip,
- harmonogramu load-in i load-out.
Wizja lokalna ma natomiast sens, gdy warunki obiektu wpływają na projekt i nie można ich wystarczająco dobrze ocenić na podstawie dokumentacji.
Na miejscu można sprawdzić między innymi możliwości ustawienia lub podwieszenia systemów, dostęp do sceny, drogi transportowe, miejsce FOH, lokalizację ekranów, możliwości prowadzenia przewodów i dostępne przyłącza.
Wizja lokalna nie jest obowiązkowym etapem każdego wydarzenia. Jeśli obiekt jest dobrze udokumentowany, a projekt stosunkowo prosty, potrzebne informacje można często zebrać zdalnie.
Jak powstaje koncepcja techniczna i oferta?
Koncepcja techniczna powinna wynikać z programu, przestrzeni i oczekiwanego efektu, a nie z gotowego pakietu sprzętowego.
Na jej podstawie określa się między innymi system nagłośnienia, liczbę i rodzaj mikrofonów, oświetlenie, multimedia, potrzebne stanowiska realizacyjne, infrastrukturę sceniczną oraz skład ekipy.
Do tego dochodzą elementy mniej widoczne dla uczestnika, ale konieczne dla produkcji: okablowanie, dystrybucja sygnałów, zasilanie, sieci, transport, montaż i demontaż.
Oferta powinna umożliwiać zrozumienie, co dokładnie jest przedmiotem realizacji.
Jeżeli obejmuje kilka działów technicznych, warto rozdzielić je na logiczne części, np. audio, światło, video, scena, personel i transport. Dzięki temu późniejsze zmiany programu łatwiej przełożyć na aktualizację zakresu.
Co trzeba zatwierdzić przed rozpoczęciem produkcji?
Przed rozpoczęciem właściwego przygotowania wydarzenia obie strony powinny mieć jednoznacznie ustalony zakres.
Do potwierdzenia mogą należeć:
- termin i miejsce,
- zakres usług,
- konfiguracja techniczna,
- zakres zapewniany przez obiekt,
- zakres zapewniany przez organizatora,
- liczba i funkcje personelu,
- harmonogram montażu,
- godziny prób,
- godziny wydarzenia,
- demontaż,
- transport,
- warunki finansowe.
Przy bardziej złożonych produkcjach ważna jest również aktualna wersja scenariusza.
Jeżeli występują artyści z riderami, przed wydarzeniem powinny zostać uzgodnione ewentualne zamienniki i odstępstwa. Nie warto pozostawiać takich decyzji do momentu przyjazdu zespołu.
Im dokładniej określony jest zakres odpowiedzialności, tym mniejsze ryzyko, że w dniu realizacji okaże się, że jakiś element miał zapewnić „ktoś inny”.
Jak obsługiwane są późniejsze zmiany?
Zmiany są normalną częścią produkcji eventowej, ale powinny być komunikowane możliwie wcześnie. Ich wpływ zależy od tego, czego dotyczą.
Przesunięcie jednego wystąpienia w agendzie może nie zmienić projektu technicznego. Dodanie koncertu, kolejnej sceny, kilku mikrofonów bezprzewodowych albo transmisji może już wymagać dodatkowego sprzętu, personelu i czasu montażowego.
Dlatego przy zmianach należy sprawdzić ich wpływ na:
- sprzęt,
- personel,
- harmonogram,
- logistykę,
- próby,
- budżet.
Dobrze prowadzona produkcja powinna mieć również jedną aktualną wersję scenariusza i dokumentacji. Praca równolegle na kilku różnych wersjach agendy jest prostą drogą do pomyłek.
Jeżeli zakres ulega większej zmianie, oferta również powinna zostać odpowiednio zaktualizowana.
Checklista: dane potrzebne do zamówienia techniki
Przed wysłaniem zapytania zbierz tyle z poniższych informacji, ile jest już dostępnych:
- Data: kiedy odbywa się wydarzenie?
- Lokalizacja: gdzie dokładnie odbędzie się event?
- Obiekt: sala, hala, klub, plener czy inna przestrzeń?
- Rodzaj wydarzenia: koncert, konferencja, gala, event firmowy, premiera?
- Liczba uczestników: ilu gości jest przewidywanych?
- Program: co będzie działo się na scenie?
- Scena: czy jest już zapewniona i jakie ma wymiary?
- Audio: mowa, koncert, DJ, panel, playback?
- Mikrofony: ilu prowadzących, prelegentów lub wykonawców?
- Światło: tylko scena czy również przestrzeń?
- Multimedia: prezentacje, filmy, LED, projekcja?
- Video: kamery, nagranie, IMAG?
- Streaming: czy wydarzenie będzie transmitowane?
- Artyści: czy dostępne są ridery techniczne?
- Dokumentacja: czy istnieje plan sali lub terenu?
- Harmonogram: kiedy możliwy jest montaż, próby i demontaż?
- Zakres obiektu: co zapewnia venue?
- Elementy niepotwierdzone: które części programu mogą się jeszcze zmienić?
Nie musisz znać odpowiedzi na wszystkie pytania. Jeżeli masz datę, miejsce, ogólny scenariusz i skalę wydarzenia, można rozpocząć rozmowę i wspólnie ustalić pozostałe wymagania.
Jeżeli przygotowujesz konkretne zapytanie o realizację, możesz przesłać te informacje do Art-Live – obsługa techniczna wydarzeń. Na ich podstawie można określić brakujące dane i przygotować zakres techniczny odpowiadający rzeczywistemu wydarzeniu.
Podsumowanie
Zamówienie obsługi technicznej wydarzenia najlepiej rozpocząć od opisania samego eventu, a nie od wybierania sprzętu. Termin, miejsce, liczba uczestników, program, planowana scena, artyści, prezentacje, streaming i harmonogram dają wykonawcy podstawę do przygotowania właściwego rozwiązania.
Nie trzeba mieć wszystkich informacji podczas pierwszego kontaktu. Ważne jest jednak zaznaczenie, które elementy są potwierdzone, a które pozostają robocze. Wraz z rozwojem projektu można uzupełniać scenariusz, ridery, plany obiektu i szczegóły produkcyjne.
Przy bardziej rozbudowanych realizacjach proces obejmuje również rozmowę produkcyjną, czasem wizję lokalną, projekt techniczny i kolejne aktualizacje dokumentacji. Najważniejsza zasada jest prosta: firma techniczna powinna dobrać rozwiązanie do wydarzenia, a organizator nie powinien być zmuszony do samodzielnego projektowania systemu.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Do przygotowania pierwszej koncepcji często wystarczą data, miejsce, rodzaj wydarzenia, liczba uczestników i ogólny opis programu. Trzeba jednak zaznaczyć, które informacje mogą się zmienić. Wstępny zakres można później aktualizować wraz z rozwojem projektu.
Nie. Organizator powinien przede wszystkim określić potrzeby i oczekiwany efekt. Dobór systemu PA, mikrofonów, urządzeń oświetleniowych, ekranów i pozostałej infrastruktury należy do firmy przygotowującej projekt techniczny.
Nie zawsze, ale przy większych wydarzeniach plan obiektu jest bardzo pomocny. Pozwala ocenić geometrię widowni, scenę, rozmieszczenie systemów, stanowiska realizacyjne oraz drogi prowadzenia infrastruktury. Jeżeli planu nie ma, część informacji można ustalić podczas wizji lokalnej.
Jeżeli rider jest już dostępny, najlepiej przesłać go od razu. Może zawierać wymagania znacząco wpływające na konfigurację audio, monitoringu, FOH, RF, backline'u i sceny. Jeśli rider pojawi się później, oferta może zostać przygotowana na założeniach, które następnie trzeba zweryfikować.
Tak, ale trzeba sprawdzić jej wpływ na zakres techniczny. Niewielka zmiana kolejności punktów programu może nie mieć znaczenia kosztowego, natomiast dodatkowy koncert, streaming, scena lub większa liczba systemów bezprzewodowych mogą wymagać zmiany sprzętu, personelu, harmonogramu i ceny.
Art-Live zapewnia kompleksową obsługę techniczną koncertów, eventów i wydarzeń firmowych
Od przygotowania koncepcji technicznej i doboru sprzętu, przez nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, multimedia, ekrany LED i konstrukcje sceniczne, aż po realizację wydarzenia na żywo. W Art-Live zapewniamy profesjonalny sprzęt, doświadczonych realizatorów i techników oraz kompleksowe wsparcie na każdym etapie produkcji. Dbamy o sprawną współpracę wszystkich systemów technicznych, logistykę, montaż, próby i bezpieczny przebieg wydarzenia.
Potrzebujesz kompleksowej obsługi technicznej koncertu, konferencji, festiwalu lub eventu firmowego?
Jeśli organizujesz koncert, galę, konferencję, festiwal lub wydarzenie plenerowe, skontaktuj się z nami i przedstaw swoje potrzeby. Prześlij datę, lokalizację, przewidywaną liczbę uczestników, scenariusz wydarzenia oraz wymagania techniczne, jeśli są dostępne. Na tej podstawie przygotujemy propozycję odpowiedniego rozwiązania — od wynajmu wybranych systemów i obsługi technicznej po kompleksową realizację całego wydarzenia.
Poznaj nasze usługi! Skontaktuj się z Art-Live!
Nasze najnowsze treści
Sprawdź co nowego w naszej firmie !