Etap 1: pierwsze ustalenia i brief

Pierwszy etap współpracy służy zrozumieniu wydarzenia, a nie dobieraniu konkretnych modeli urządzeń. Firma techniczna potrzebuje informacji pozwalających określić skalę, program i główne obszary realizacji.

W pierwszym kontakcie najlepiej podać:

• datę,
• lokalizację,
• rodzaj wydarzenia,
• przewidywaną liczbę uczestników,
• podstawowy program,
• planowane występy,
• potrzebne systemy,
• dostępny harmonogram.

Nie trzeba mieć wszystkich danych.

Można rozpocząć rozmowę informacją:

„Gala firmowa dla około 400 osób, część konferencyjna, panel, wręczenie nagród i koncert. Potrzebujemy audio, światła i multimediów. Dokładny scenariusz będzie gotowy później.”

To wystarcza, aby firma zidentyfikowała główne obszary techniczne i wskazała brakujące informacje.

Jeżeli nie wiadomo jeszcze, jakie dane przygotować, pomocny jest materiał jak zamówić profesjonalną obsługę techniczną wydarzenia, który opisuje proces od strony pierwszego zapytania. 

Etap 2: analiza potrzeb i obiektu

 Po otrzymaniu briefu firma powinna sprawdzić, jakie wymagania wynikają z programu i przestrzeni. Ten etap pozwala przejść od ogólnego „potrzebujemy techniki” do rzeczywistego projektu.

Analizowane są między innymi:

• geometria sali,
• scena,
• widownia,
• wysokość obiektu,
• możliwości podwieszenia,
• zasilanie,
• drogi transportowe,
• miejsce FOH,
• multimedia,
• kamery,
• ograniczenia obiektu.

FOH, czyli Front of House, to stanowisko realizacyjne znajdujące się zwykle w części widowni, z którego prowadzony jest miks audio, a czasem również inne elementy realizacji.

Znaczenie ma także akustyka przestrzeni. Innego systemu będzie wymagała niewielka sala hotelowa, innego długa hala, a jeszcze innego plener.

Jeżeli istnieją rzuty obiektu lub dokumentacja techniczna, warto przekazać je na tym etapie.

Przy bardziej złożonych przestrzeniach firma może zaproponować wizję lokalną.

Etap 3: koncepcja techniczna i oferta

Po zebraniu danych firma może przygotować koncepcję techniczną, czyli sposób realizacji wydarzenia. Dopiero z niej powinna wynikać lista sprzętu i personelu.

Projekt może obejmować:

• system PA,
• mikrofony,
• FOH,
• monitoring,
• oświetlenie,
• scenę,
• konstrukcje,
• LED wall,
• prezentacje,
• video,
• streaming,
• zasilanie,
• sieci.

Oferta powinna pokazywać, co dokładnie zostało uwzględnione.

Nie musi zawierać każdej przejściówki i każdego przewodu, ale powinna jasno określać:

• zakres techniczny,
• personel,
• transport,
• montaż,
• próby,
• realizację,
• demontaż.

Jeżeli nie wiadomo, jak ocenić otrzymany dokument, szerzej opisuje to materiał co powinna zawierać oferta firmy realizującej technicznie event.

Najważniejsze jest, aby cena była powiązana z konkretnym zakresem i przyjętymi założeniami.

Etap 4: ustalenia produkcyjne

Po zaakceptowaniu ogólnej koncepcji rozpoczyna się bardziej szczegółowe przygotowanie produkcji. To etap, na którym ustala się nie tylko sprzęt, ale również sposób działania wszystkich ekip.

Do omówienia mogą być:

• dokładny scenariusz,
• wejścia i zejścia ze sceny,
• cue,
• prezentacje,
• filmy,
• mikrofony,
• artyści,
• zmiany setupu,
• próby,
• harmonogram.

Cue to konkretne polecenie lub moment w scenariuszu uruchamiający określoną akcję techniczną.

Przykładowo cue może oznaczać jednoczesne:

• wygaszenie światła sali,
• uruchomienie filmu,
• przełączenie LED,
• przygotowanie mikrofonu prowadzącego.

Przy wydarzeniu z koncertem trzeba również przeanalizować rider techniczny zespołu.

Jeżeli jest kilka niezależnych ekip, na tym etapie powinno być jasne, kto odpowiada za każdy dział i kto koordynuje całość.

Etap 5: dokumentacja i harmonogram

Dokumentacja pozwala wszystkim ekipom pracować według tych samych założeń. Przy prostym wydarzeniu może być niewielka, ale wraz ze wzrostem skali rośnie jej znaczenie.

W zależności od produkcji mogą być przygotowane:

• plan techniczny,
• rzut sceny,
• stage plot,
• patch list,
• input list,
• plan kamer,
• plan riggingu,
• harmonogram,
• lista kontaktowa.

Harmonogram powinien obejmować więcej niż godzinę rozpoczęcia wydarzenia.

Trzeba uwzględnić:

• dostęp do obiektu,
• transport,
• load-in,
• montaż,
• konfigurację,
• próby,
• otwarcie drzwi,
• show,
• load-out.

Jeżeli koncert rozpoczyna się o 20:00, nie oznacza to, że technikę można rozpocząć o 18:00.

System może wymagać wielu godzin montażu, strojenia i prób.

Właśnie dlatego harmonogram techniczny powinien powstać przed dniem wydarzenia.

Etap 6: przygotowanie sprzętu i logistyki

Znaczna część pracy powinna zostać wykonana jeszcze w magazynie. Dobrze przygotowana firma nie zaczyna konfigurowania całej produkcji dopiero po przyjeździe do obiektu.

Przed wyjazdem można:

• skompletować sprzęt,
• skonfigurować racki,
• przygotować konsolety,
• sprawdzić urządzenia,
• opisać przewody,
• przygotować patch,
• zaplanować transport.

W przypadku audio można wcześniej przygotować część:

• routingu,
• show file,
• systemów RF,
• stageboxów.

W przypadku video:

• komputery,
• urządzenia switchingowe,
• media,
• konfigurację ekranów.

Przy bardziej rozbudowanej realizacji sposób załadunku samochodu również wynika z kolejności montażu.

Jeżeli urządzenie potrzebne jako pierwsze znajduje się na końcu ciężarówki, logistyka zaczyna niepotrzebnie wydłużać load-in.

Przygotowanie magazynowe jest częścią realizacji, mimo że klient zazwyczaj go nie widzi.

Etap 7: load-in i montaż

Load-in oznacza dostarczenie sprzętu do miejsca wydarzenia i rozpoczęcie technicznej instalacji. Powinien odbywać się według wcześniej ustalonego harmonogramu.

Na tym etapie znaczenie mają:

• miejsce rozładunku,
• dostęp do sceny,
• windy,
• rampy,
• kolejność ekip,
• dostęp do konstrukcji,
• zasilanie.

Nie wszystkie działy mogą rozpocząć pracę jednocześnie.

Typowa zależność może wyglądać tak:

konstrukcje → rigging → podwieszenie urządzeń → scena → systemy techniczne → okablowanie → konfiguracja

Rigging oznacza projektowanie i wykonywanie podwieszenia urządzeń takich jak PA, światło czy ekrany.

Przy kilku wykonawcach szczególnie ważne jest zarządzanie kolejnością prac. Firma audio nie podwiesi PA przed przygotowaniem konstrukcji, a operator LED może nie rozpocząć montażu, jeśli przestrzeń zajmuje jeszcze inna ekipa.

Dlatego model jedna firma czy kilku wykonawców przy organizacji techniki eventowej wpływa bezpośrednio na sposób zarządzania load-inem.

Etap 8: konfiguracja i próby

Po zakończeniu montażu sprzęt trzeba skonfigurować, sprawdzić i przetestować w rzeczywistym układzie wydarzenia.

W przypadku audio może to obejmować:

• konfigurację systemu PA,
• routing,
• patch,
• mikrofony,
• systemy bezprzewodowe,
• line check,
• soundcheck.

Przy konferencji zamiast soundchecku zespołu mogą pojawić się:

• test mikrofonów prelegentów,
• panel,
• pytania z publiczności,
• próba prowadzącego.

Video wymaga sprawdzenia:

• prezentacji,
• materiałów filmowych,
• switchingów,
• ekranów,
• kamer,
• streamingu.

Oświetlenie wymaga przygotowania scen, pozycji i cue.

Najlepiej, jeśli po testach technicznych odbywa się próba z kluczowymi uczestnikami wydarzenia albo pełna próba generalna.

To właśnie wtedy wychodzą problemy wynikające z połączenia systemów, np. film uruchamia się poprawnie na ekranie, ale nie trafia do streamingu albo nie ma odpowiedniego audio.

Etap 9: realizacja wydarzenia

Podczas eventu firma techniczna nie tylko „pilnuje sprzętu”. Realizatorzy i technicy aktywnie prowadzą swoje systemy zgodnie ze scenariuszem oraz reagują na sytuacje, których nie dało się przewidzieć.

W zależności od wydarzenia pracują między innymi:

• realizator FOH,
• realizator światła,
• realizator video,
• operator multimediów,
• stage tech,
• operator streamingu,
• stage manager.

Przykładowo podczas panelu audio musi kontrolować kilka mikrofonów, video wyświetlać prezentację lub obraz kamer, a światło utrzymywać odpowiednie oświetlenie uczestników.

Po panelu scena może w ciągu kilku minut zmienić funkcję i zostać przygotowana do koncertu.

Dobra ekipa powinna znać:

• scenariusz,
• swoje cue,
• procedurę komunikacji,
• osobę podejmującą decyzje.

Im bardziej rozbudowany event, tym ważniejsze jest, aby jedna osoba koordynowała przebieg techniczny zamiast pozostawiać każdy dział samemu sobie.

Jak komunikować zmiany scenariusza?

Zmiany należy przekazywać możliwie wcześnie i jednym ustalonym kanałem. Największym problemem nie jest sama zmiana, ale sytuacja, w której różne ekipy pracują na różnych wersjach scenariusza.

Przykładowo organizator może przesunąć panel po koncercie.

Dla niego jest to zmiana kolejności dwóch punktów.

Dla techniki może oznaczać konieczność zmiany:

• ustawienia mikrofonów,
• oświetlenia,
• sceny,
• routingu video,
• kolejności cue.

Dlatego aktualizacja powinna trafiać do osoby odpowiedzialnej za koordynację produkcji, a następnie do odpowiednich działów.

Przy większej liczbie zmian dobrze stosować oznaczenia wersji dokumentów lub daty aktualizacji.

Nie należy natomiast wysyłać różnych ustaleń osobnymi wiadomościami do pojedynczych techników bez poinformowania osoby prowadzącej produkcję.

Jedna aktualna wersja scenariusza jest znacznie bezpieczniejsza niż dziesięć częściowo aktualnych wiadomości.

Kto powinien być osobą kontaktową po stronie klienta?

Najlepiej, aby po stronie organizatora była jedna główna osoba odpowiedzialna za decyzje produkcyjne i przepływ informacji. Nie musi znać techniki na poziomie realizatora.

Powinna natomiast mieć dostęp do:

• scenariusza,
• harmonogramu,
• decyzji klienta,
• osób odpowiedzialnych za content,
• artystów,
• obiektu.

Jeżeli dziesięć osób po stronie klienta niezależnie zleca technikom zmiany, łatwo o sprzeczne polecenia.

Przykład:

marketing prosi o dodatkowy film,

prowadzący zmienia kolejność programu,

manager artysty przesuwa soundcheck,

obiekt zmienia dostęp do sali.

Firma techniczna musi wiedzieć, kto zatwierdza finalne rozwiązanie.

Przy małym evencie może to być event manager.

Przy większej produkcji może istnieć osobny production manager po stronie klienta.

Najważniejsze, aby osoba kontaktowa miała możliwość szybkiego podejmowania lub uzyskiwania decyzji.

Etap 10: demontaż i zakończenie realizacji

Po zakończeniu wydarzenia rozpoczyna się load-out, czyli demontaż i wyprowadzenie sprzętu z obiektu. Ten etap również powinien być zaplanowany wcześniej.

Trzeba znać:

• godzinę zakończenia,
• dostęp do obiektu po show,
• kolejność demontażu,
• możliwość podjazdu samochodów,
• ograniczenia czasowe venue.

Niektóre systemy muszą zostać zdemontowane w określonej kolejności.

Jeżeli światło i PA wiszą na konstrukcji, nie można rozpocząć de-riggingu przed bezpiecznym opuszczeniem urządzeń.

Przy eventach kończących się późno w nocy organizator powinien wiedzieć, czy obiekt pozwala pozostawić sprzęt do następnego dnia, czy wymaga natychmiastowego opuszczenia przestrzeni.

Po większej realizacji może również nastąpić:

• przekazanie nagrań,
• archiwizacja materiałów,
• rozliczenie dodatkowych godzin,
• podsumowanie zmian zakresu.

Techniczna produkcja nie kończy się więc dokładnie w chwili zejścia ostatniego gościa ze sceny.

Co charakteryzuje dobrą współpracę produkcyjną?

Dobra współpraca opiera się przede wszystkim na jasnym przepływie informacji i odpowiedzialności. Organizator nie powinien sam projektować systemów, a firma techniczna nie powinna zgadywać scenariusza.

Najważniejsze cechy dobrego procesu to:

• aktualny brief,
• jasno określony zakres,
• jedna wersja dokumentacji,
• konkretny harmonogram,
• wyznaczone osoby kontaktowe,
• szybkie zgłaszanie zmian,
• jasne granice odpowiedzialności.

Dobra firma powinna również sygnalizować problemy wcześniej.

Jeżeli na podstawie planu obiektu wiadomo, że nie ma wystarczającej wysokości dla planowanego ekranu, informacja powinna pojawić się podczas projektowania, a nie podczas montażu.

Podobnie organizator powinien informować o zmianach, zanim zamówiony sprzęt i ekipa zostaną przygotowane pod wcześniejszą wersję wydarzenia.

Właśnie na tym polega praktyczna wartość kompleksowej obsługi technicznej wydarzenia: technika jest prowadzona jako proces od pierwszych ustaleń po load-out, a nie jako pojedyncza dostawa sprzętu.

Podsumowanie

Współpraca z firmą techniczną przebiega etapami: od briefu i analizy obiektu, przez projekt, ofertę, dokumentację i przygotowanie sprzętu, aż po load-in, próby, realizację i demontaż. Organizator nie musi znać szczegółów technologii, ale powinien przekazywać aktualne informacje o programie, uczestnikach, obiekcie i zmianach.

Po stronie firmy najważniejsze są projekt, przygotowanie, koordynacja i odpowiedzialność za uzgodniony zakres. Po stronie klienta – jedna osoba kontaktowa, sprawne podejmowanie decyzji i kontrola aktualnej wersji scenariusza.

Najlepsza współpraca techniczna zaczyna się przed pojawieniem się pierwszego case'a w obiekcie. Im lepiej przygotowane są informacje i zakres, tym mniej decyzji trzeba podejmować pod presją czasu podczas samego wydarzenia.

Najczęściej zadawane pytania