Dlaczego dobre zapytanie wpływa na jakość oferty?

Jakość oferty zależy bezpośrednio od jakości informacji przekazanych wykonawcy. Jeżeli firma otrzymuje tylko datę i liczbę uczestników, musi przyjąć wiele własnych założeń. Każdy wykonawca może przyjąć inne, dlatego później porównuje się w praktyce różne projekty.

Zapytanie:

„Proszę o wycenę techniki na event dla 500 osób”

nie określa:

• rodzaju wydarzenia,
• wielkości sali,
• liczby prelegentów,
• obecności koncertu,
• prezentacji,
• streamingu,
• sceny,
• czasu montażu.

Jedna firma może więc wycenić prostą konferencję, druga galę z ekranem LED, a trzecia wydarzenie z koncertem i rozbudowanym światłem.

Wszystkie trzy ceny mogą być poprawne, ale nie będą porównywalne.

Dobre zapytanie powinno ograniczać liczbę takich niewiadomych i jasno zaznaczać elementy, których organizator jeszcze nie zna.

Jeżeli firma otrzyma wspólny zestaw danych, późniejsza analiza oferty firmy realizującej technicznie event staje się znacznie łatwiejsza. 

Dane podstawowe – data, miejsce i charakter wydarzenia

Na początku RFQ powinny znaleźć się informacje pozwalające od razu określić podstawową skalę produkcji.

Minimum to:

• data wydarzenia,
• dokładna lokalizacja,
• nazwa obiektu, jeśli jest już wybrany,
• rodzaj wydarzenia,
• przewidywana liczba uczestników,
• planowane godziny.

Warto również wskazać, czy wydarzenie jest:

• jednodniowe,
• wielodniowe,
• wewnętrzne,
• plenerowe,
• transmitowane online,
• otwarte dla publiczności,
• zamknięte dla zaproszonych gości.

Sam charakter eventu mocno zmienia potrzeby techniczne.

Konferencja wymaga przede wszystkim czytelnej mowy i obsługi prezentacji. Gala może dodatkowo wymagać dynamicznego światła, multimediów i precyzyjnych cue. Koncert oznacza z kolei PA, FOH, monitoring, rider i soundcheck.

Jeżeli wydarzenie łączy kilka formatów, trzeba to zaznaczyć od razu.

Przykład:

„Event firmowy dla około 600 osób: konferencja, panel dyskusyjny, wręczenie nagród i koncert zespołu po części oficjalnej.”

Jedno takie zdanie daje wykonawcy znacznie więcej informacji niż sama etykieta „event corporate”. 

Liczba uczestników i układ przestrzeni

Liczba uczestników jest ważna, ale bez układu przestrzeni nie pozwala prawidłowo dobrać systemów technicznych. Dwie realizacje dla 500 osób mogą mieć całkowicie różne wymagania.

W RFQ warto dołączyć:

• rzut sali,
• plan terenu,
• wymiary przestrzeni,
• wysokość,
• pozycję sceny,
• układ widowni,
• dodatkowe strefy.

Znaczenie ma to, czy uczestnicy siedzą:

• teatralnie,
• przy stołach,
• w szerokiej sali,
• w długiej hali,
• na otwartej przestrzeni.

Dla audio wpływa to na zasięg i pokrycie PA.

Dla video – na potrzebną powierzchnię obrazu i lokalizację ekranów.

Dla światła – na możliwe pozycje urządzeń i konstrukcji.

Jeżeli dostępny jest plan obiektu w PDF, DWG albo nawet prosty rzut z wymiarami, warto go załączyć.

Jeśli planu nie ma, można podać podstawowe wymiary i zrobić zdjęcia przestrzeni.

Liczba uczestników opisuje skalę widowni, ale geometria mówi wykonawcy, jak tę widownię technicznie obsłużyć.

Scenariusz i harmonogram

Scenariusz jest jednym z najcenniejszych załączników do zapytania, ponieważ pokazuje, co technika będzie musiała obsługiwać podczas wydarzenia.

Nie musi to być finalny scenopis minutowy.

Na etapie RFQ wystarczy często kolejność głównych elementów:

• otwarcie,
• prowadzący,
• prezentacja,
• panel,
• film,
• przerwa,
• gala,
• koncert,
• DJ.

Dla firmy technicznej liczy się nie tylko to, co się wydarzy, ale również w jakiej kolejności i w jakich odstępach.

Przykładowo koncert rozpoczynający się godzinę po konferencji jest łatwiejszy do przygotowania niż koncert startujący pięć minut po zakończeniu panelu na tej samej scenie.

Warto podać również harmonogram:

• wejścia ekipy,
• montażu,
• prób,
• wejścia uczestników,
• wydarzenia,
• demontażu.

Jeżeli godziny są jeszcze orientacyjne, trzeba je tak oznaczyć.

Można napisać:

„Load-in planowany od 8:00, próba techniczna około 14:00, uczestnicy od 17:00. Godziny robocze.”

Firma może wtedy uwzględnić je w kalkulacji, ale wie, że harmonogram może jeszcze zostać zmieniony.

Jak określić zakres techniczny?

Zakres techniczny najlepiej opisywać funkcjonalnie, czyli przez to, czego wydarzenie potrzebuje, zamiast samodzielnie wybierać urządzenia.

Można wskazać potrzebę:

• nagłośnienia,
• mikrofonów,
• oświetlenia,
• sceny,
• konstrukcji,
• ekranów,
• prezentacji,
• kamer,
• nagrania,
• streamingu.

Nie trzeba pisać:

„Potrzebujemy 12 modułów line array, 8 moving headów i ekranu 6 × 3 m”

jeżeli nie wynika to z gotowego projektu.

Lepsze może być:

„Potrzebujemy nagłośnienia dla całej widowni, mikrofonów dla prowadzącego i sześciu panelistów, oświetlenia części konferencyjnej i koncertowej oraz ekranu umożliwiającego czytelne wyświetlanie prezentacji z całej sali.”

Wtedy wykonawca może dobrać rozwiązanie do rzeczywistej przestrzeni.

Jeżeli zależy Ci na jednym wykonawcy odpowiedzialnym za integrację kilku systemów, warto wprost zaznaczyć, że zapytanie dotyczy kompleksowej obsługi technicznej wydarzenia, a nie niezależnego wynajmu urządzeń.

Jak przekazać wymagania artystów?

Jeżeli podczas wydarzenia występują zespoły lub inni artyści, do RFQ najlepiej dołączyć ich aktualne ridery techniczne. Mogą one znacząco zmienić zakres i cenę realizacji.

Rider może określać:

• PA,
• FOH,
• konsoletę,
• monitoring,
• IEM,
• mikrofony,
• RF,
• input list,
• stage plan,
• backline,
• risery,
• zasilanie.

Jeżeli ridera jeszcze nie ma, trzeba zaznaczyć to w zapytaniu.

Przykład:

„Koncert zespołu po części oficjalnej. Rider nie jest jeszcze dostępny i zostanie przekazany po podpisaniu umowy z artystą.”

Dzięki temu firma może przygotować wycenę opartą na założeniach i zaznaczyć, że wymaga ona późniejszej aktualizacji.

Nie warto natomiast samodzielnie przepisywać ridera do maila i wybierać z niego tylko części pozycji. Najlepiej załączyć cały dokument.

Jeżeli wymagania są rozbudowane, ich późniejsza analiza ridera technicznego zespołu powinna być częścią przygotowania produkcji.

Jak opisać audio, światło, multimedia i scenę?

Każdy główny dział dobrze opisać osobno. Ułatwia to wykonawcy projektowanie, a później porównywanie ofert.

W sekcji audio warto podać:

• rodzaj programu,
• liczbę prelegentów,
• panel,
• koncert,
• DJ-a,
• pytania z widowni,
• wymagania artystów.

W sekcji światło:

• część konferencyjną,
• galę,
• koncert,
• oświetlenie dekoracyjne,
• branding przestrzeni,
• kamery, jeśli będą używane.

W sekcji multimedia:

• prezentacje,
• filmy,
• ekrany,
• confidence monitor,
• kamery,
• IMAG,
• streaming.

IMAG oznacza obraz z kamer wyświetlany na ekranach dla publiczności znajdującej się na miejscu.

W sekcji scena:

• planowane wymiary,
• podesty,
• risery,
• konstrukcje,
• schody,
• miejsce na backline.

Nie trzeba znać wszystkich parametrów.

Warto jednak jasno napisać, czego oczekuje się funkcjonalnie od każdego działu.

Jak uwzględnić transport, montaż i próby?

Zapytanie powinno określać, czy wykonawca ma wycenić również transport, montaż, próby i demontaż. W przeciwnym razie część firm może uwzględnić te elementy w cenie, a część potraktować je osobno.

Warto wskazać:

• dostęp do obiektu,
• planowany load-in,
• czas montażu,
• godziny prób,
• czas realizacji,
• przewidywany load-out.

Przy wydarzeniu z artystą trzeba zaznaczyć, czy przewidziany jest:

• line check,
• soundcheck,
• pełna próba.

Przy konferencji lub gali można potrzebować:

• próby technicznej,
• próby z prowadzącym,
• próby prezentacji,
• próby generalnej.

Jeżeli obiekt wymaga nocnego demontażu bezpośrednio po wydarzeniu, także należy to podać.

Różnica pomiędzy load-outem o 23:00 a możliwością spokojnego demontażu następnego dnia może wpływać na liczbę techników, czas pracy i logistykę.

Jak przekazać ograniczenia obiektu?

Ograniczenia obiektu trzeba przekazać jeszcze na etapie zapytania, ponieważ mogą wpływać na projekt i wycenę.

Znaczenie mogą mieć:

• maksymalne godziny dostępu,
• brak możliwości podwieszania,
• ograniczona nośność punktów,
• niska wysokość sali,
• mała winda,
• schody,
• ograniczony dojazd,
• ograniczenia hałasowe,
• brak odpowiedniego zasilania,
• zasady ochrony obiektu.

Warto załączyć dokumentację techniczną venue, jeśli jest dostępna.

Dla ekranu LED problemem może być wysokość pomieszczenia.

Dla PA – brak możliwości podwieszenia.

Dla dużej sceny – ograniczona przestrzeń.

Dla logistyki – mała winda, przez którą nie przechodzą większe elementy.

Takie informacje mogą całkowicie zmienić sposób realizacji.

Firma powinna znać je przed przygotowaniem finalnej propozycji, a nie dowiadywać się o nich podczas load-inu.

Jak poprosić o rozbicie ceny?

Najlepiej poprosić o rozbicie ceny według głównych zakresów, aby później można było sprawdzić, skąd wynikają różnice między ofertami.

Przykładowa struktura:

• audio,
• oświetlenie,
• multimedia,
• scena i konstrukcje,
• streaming / video,
• personel,
• transport,
• montaż i demontaż.

Nie oznacza to, że każda firma musi kalkulować wszystko identycznie co do jednej pozycji. Ważne, aby poziom szczegółowości pozwalał zrozumieć wartość poszczególnych części.

Można napisać w RFQ:

„Prosimy o przedstawienie ceny z możliwie czytelnym podziałem na audio, światło, multimedia, scenę, personel, transport oraz pozostałe koszty realizacyjne.”

Warto również poprosić o wskazanie:

• elementów opcjonalnych,
• kosztów nieuwzględnionych,
• założeń wpływających na cenę.

Dzięki temu później łatwiej ocenić, co powinna zawierać oferta firmy realizującej technicznie event i czy nie brakuje w niej istotnych pozycji.

Jak sformułować zapytanie, aby oferty dało się porównać?

Najważniejsze jest wysłanie wszystkim firmom tego samego zakresu danych i poproszenie o odpowiedź według podobnej struktury.

Można określić wymagany format:

1. opis rozwiązania,
2. zakres sprzętu,
3. personel,
4. transport,
5. montaż,
6. próby,
7. realizacja,
8. demontaż,
9. wyłączenia,
10. cena.

Dobrze również jasno zaznaczyć, które elementy są:

• obowiązkowe,
• opcjonalne,
• jeszcze niepotwierdzone.

Przykładowo:

„Streaming prosimy wycenić jako osobną opcję, niewliczoną w podstawową wartość.”

Wtedy jedna firma nie wliczy go do całej ceny, podczas gdy druga go pominie.

Jeżeli dopuszczasz alternatywne rozwiązania, warto również to zaznaczyć.

Można napisać:

„Dopuszczamy inne rozwiązania techniczne, jeśli zapewniają wskazaną funkcję. Prosimy krótko uzasadnić proponowaną konfigurację.”

To daje firmom możliwość projektowania, ale nadal pozwala porównać rezultaty.

Jakich błędów unikać?

Najczęstszy błąd to wysyłanie zbyt krótkiego zapytania i oczekiwanie bardzo dokładnej ceny. Jeżeli wykonawca musi zgadywać połowę zakresu, oferta będzie oparta na założeniach.

Inne typowe błędy to:

• podawanie tylko liczby osób,
• brak planu przestrzeni,
• brak scenariusza,
• nieprzesłanie ridera,
• pominięcie godzin montażu,
• niejasna odpowiedzialność za scenę,
• brak informacji o streamingu,
• brak wskazania elementów opcjonalnych.

Problemem jest również nadmierne projektowanie systemu przez organizatora.

Jeżeli nie masz własnego technicznego projektu, nie warto narzucać liczby:

• głośników,
• lamp,
• subwooferów,
• modułów LED.

Można przez to nieświadomie ograniczyć wykonawcy możliwość zaproponowania lepszego rozwiązania.

RFQ powinno przede wszystkim mówić jaki problem techniczny trzeba rozwiązać i jakie funkcje system ma zapewnić.

Gotowa checklista do zapytania

Przed wysłaniem RFQ sprawdź, czy zawiera dostępne informacje z poniższej listy:

• Data wydarzenia
• Lokalizacja i obiekt
• Rodzaj wydarzenia
• Liczba uczestników
• Plan sali lub terenu
• Wymiary przestrzeni
• Pozycja i wymiary sceny
• Scenariusz / agenda
• Godziny montażu
• Godziny prób
• Godziny wydarzenia
• Godziny demontażu
• Zakres audio
• Liczba mikrofonów / prelegentów
• Występ zespołu lub DJ-a
• Rider artysty
• Zakres oświetlenia
• Multimedia i prezentacje
• Ekran LED lub projekcja
• Kamery
• IMAG
• Streaming
• Nagranie
• Scena i konstrukcje
• Informacja o zasilaniu
• Ograniczenia obiektu
• Zakres zapewniany przez venue
• Zakres zapewniany przez organizatora
• Elementy opcjonalne
• Oczekiwany sposób rozbicia ceny

Na końcu zapytania można dodać krótką prośbę:

„Prosimy o wskazanie informacji, których brakuje do przygotowania rzetelnej wyceny, oraz wszystkich przyjętych przez Państwa założeń.”

To bardzo użyteczne zdanie. Pozwala wykonawcy wskazać niewiadome zamiast po cichu przyjmować własne założenia.

Jeżeli przygotowane są już data, lokalizacja, scenariusz i podstawowy zakres, takie zapytanie można przesłać również do Art-Live – obsługa techniczna wydarzeń, aby na jego podstawie przygotować propozycję realizacji.

Podsumowanie

Dobre zapytanie ofertowe na technikę eventową powinno umożliwić kilku firmom projektowanie na podstawie tych samych danych. Najważniejsze są data, lokalizacja, charakter wydarzenia, liczba uczestników, układ przestrzeni, scenariusz, harmonogram oraz wymagany zakres audio, światła, multimediów i sceny.

Nie trzeba samodzielnie dobierać urządzeń. Zadaniem organizatora jest możliwie dokładne opisanie potrzeb i ograniczeń, a zadaniem firmy technicznej – przełożenie ich na rozwiązanie.

Jeżeli zależy Ci na porównywalnych ofertach, poproś również o podobny sposób przedstawienia ceny, personelu, transportu, montażu i wyłączeń. Najlepsze RFQ nie narzuca wykonawcy sprzętu, ale ogranicza różnice w założeniach, dzięki czemu porównujesz rzeczywiste rozwiązania, a nie przypadkowe kwoty.

Najczęściej zadawane pytania