W skrócie
Brief techniczny eventu powinien zawierać podstawowe informacje o wydarzeniu, scenariusz, liczbę uczestników, układ przestrzeni, potrzeby dotyczące sceny, audio, światła, multimediów, streamingu, riderów artystów oraz harmonogram montażu i prób. Nie trzeba samodzielnie dobierać sprzętu. Firma realizacyjna powinna na podstawie briefu przygotować projekt techniczny, wskazać brakujące dane i zaproponować odpowiedni zakres realizacji.
Czym jest brief techniczny?
Brief techniczny to zbiór informacji wejściowych potrzebnych firmie realizacyjnej do zaprojektowania techniki wydarzenia. Powinien opisywać przede wszystkim potrzeby i warunki, a nie narzucać gotową konfigurację urządzeń.
Dobry brief odpowiada na pytania:
- co to za wydarzenie,
- kiedy się odbywa,
- gdzie,
- dla ilu osób,
- co będzie działo się na scenie,
- jakie systemy są potrzebne,
- jakie ograniczenia ma obiekt,
- jaki jest harmonogram.
Brief może mieć formę:
- dokumentu PDF,
- formularza,
- maila,
- tabeli,
- zestawu załączników.
Nie musi być rozbudowany, jeśli event jest prosty. Przy dużej produkcji może jednak stać się głównym dokumentem otwierającym cały proces techniczny.
Jego największą wartością jest to, że wszystkie strony zaczynają pracę na tych samych założeniach.
Brief techniczny a zapytanie ofertowe – jaka jest różnica?
Brief techniczny opisuje wydarzenie i potrzeby, natomiast zapytanie ofertowe prosi wykonawcę o przygotowanie konkretnej propozycji handlowej. Te dwa dokumenty często występują razem, ale pełnią inne funkcje.
Brief mówi:
- co organizujemy,
- jakie mamy wymagania,
- jakie mamy dane wejściowe.
RFQ, czyli zapytanie ofertowe, dodaje do tego:
- prośbę o wycenę,
- termin odpowiedzi,
- oczekiwany podział ceny,
- wymagania formalne.
Można więc potraktować brief jako techniczną podstawę RFQ.
Przykład:
Brief:
„Gala dla 400 osób, panel, filmy, koncert, streaming, sala hotelowa, scena 8 × 4 m.”
RFQ:
„Prosimy o przygotowanie oferty na audio, światło, LED, streaming, personel, transport i montaż na podstawie załączonego briefu.”
Jeżeli celem jest uzyskanie porównywalnych ofert od kilku firm, pomocny będzie osobny materiał jak przygotować zapytanie ofertowe na obsługę techniczną wydarzenia.
Podstawowe informacje o wydarzeniu
Na początku briefu powinny znaleźć się informacje pozwalające szybko określić skalę i kontekst wydarzenia.
Najważniejsze są:
- nazwa lub typ eventu,
- data,
- lokalizacja,
- nazwa obiektu,
- przewidywana liczba uczestników,
- godziny wydarzenia,
- informacja, czy event jest jedno- czy wielodniowy.
Warto również wskazać, czy wydarzenie jest:
- wewnętrzne,
- plenerowe,
- hybrydowe,
- transmitowane,
- otwarte dla publiczności,
- zamknięte.
Dobrze dodać jedno krótkie zdanie opisujące charakter:
„Gala firmowa z częścią konferencyjną, panelem, filmami i koncertem po części oficjalnej.”
Taki opis pozwala firmie od razu zrozumieć, że technika będzie musiała obsłużyć kilka różnych formatów.
Nie trzeba natomiast rozpoczynać briefu od:
- modeli mikrofonów,
- liczby kolumn,
- modeli lamp.
To powinno wynikać z późniejszego projektu.
Scenariusz i program
Liczba uczestników i układ przestrzeni
Liczba osób nie wystarcza do zaprojektowania techniki, dlatego brief powinien zawierać również informacje o układzie przestrzeni.
Najbardziej przydatne są:
- wymiary sali,
- wysokość,
- rzut,
- pozycja sceny,
- układ widowni,
- dodatkowe strefy,
- odległość najdalszych uczestników od sceny.
Znaczenie ma to, czy publiczność:
- siedzi teatralnie,
- siedzi przy stołach,
- stoi,
- znajduje się w kilku sektorach.
Dla audio zmienia to sposób pokrycia PA.
Dla multimediów wpływa na wielkość i liczbę ekranów.
Dla światła – na możliwości konstrukcyjne i ustawienie opraw.
Jeśli dostępny jest rzut sali lub plan terenu, warto go załączyć do briefu. Nawet prosty plan z zaznaczoną sceną i widownią może być bardziej użyteczny niż kilka akapitów opisu.
Scena i występujące osoby
Brief powinien określać, kto będzie pojawiał się na scenie i czego będzie potrzebował. Nie chodzi jeszcze o pełny stage plan, ale o ogólny zakres użytkowników sceny.
Warto podać:
- liczbę prowadzących,
- liczbę prelegentów,
- panelistów,
- artystów,
- DJ-a,
- zespół,
- dodatkowych gości.
Jeżeli planowane są:
- podesty,
- risery,
- mównica,
- fotele do panelu,
- backline,
- dekoracje,
również warto to zaznaczyć.
Dla techniki istotne jest, czy scena będzie zmieniała funkcję.
Przykład:
- rano konferencja,
- wieczorem koncert.
To może oznaczać konieczność przestawienia:
- monitorów,
- mikrofonów,
- mebli,
- backline'u,
- elementów scenografii.
Im wcześniej firma wie o takich zmianach, tym lepiej może zaplanować workflow.
Wymagania audio
W części audio najlepiej opisać funkcje, które system ma zapewnić, zamiast wskazywać konkretne urządzenia.
Można podać:
- liczbę osób mówiących,
- panel,
- pytania z publiczności,
- koncert,
- DJ-a,
- playback,
- streaming,
- nagranie.
Przykład:
„Prowadzący + 5 panelistów + 2 mikrofony do pytań z widowni. Po części konferencyjnej koncert zespołu.”
Na tej podstawie firma może określić:
- mikrofony,
- system bezprzewodowy,
- PA,
- FOH,
- monitoring,
- routing.
Jeżeli ważna jest wysoka zrozumiałość mowy, warto to napisać wprost.
Nie ma potrzeby samodzielnie wybierać liczby kolumn ani mocy systemu.
Jeżeli wydarzenie obejmuje kilka działów technicznych, kompleksowa obsługa techniczna eventu pozwala projektować audio razem ze światłem, video i sceną.
Wymagania dotyczące światła
W sekcji oświetleniowej dobrze opisać, jakie funkcje ma pełnić światło.
Może chodzić o:
- oświetlenie prelegentów,
- oświetlenie sceny,
- światło dekoracyjne,
- branding kolorystyczny,
- dynamiczne światło koncertowe,
- pracę pod kamery.
Inne wymagania ma konferencja, a inne gala lub koncert.
Przykład briefu:
„Część konferencyjna: równomierne oświetlenie prowadzących i panelu. Gala: bardziej dynamiczne sceny. Koncert: pełna realizacja światła scenicznego.”
Taki opis daje projektantowi znacznie więcej informacji niż:
„Potrzebujemy 20 lamp.”
Jeśli będą używane kamery, trzeba zaznaczyć to również w sekcji światła, ponieważ ekspozycja i kolorystyka wpływają na obraz.
Multimedia, prezentacje i video
Multimedia powinny być opisane przez rodzaj treści i sposób ich wykorzystania.
W briefie warto wskazać:
- prezentacje,
- filmy,
- grafiki,
- branding,
- źródła video,
- LED wall,
- projekcję,
- confidence monitor,
- IMAG.
IMAG oznacza obraz z kamer wyświetlany na ekranach dla publiczności znajdującej się w miejscu wydarzenia.
Przy prezentacjach warto określić:
- ilu będzie prelegentów,
- czy prezentacje będą zbierane wcześniej,
- czy uczestnicy przynoszą własne laptopy,
- czy potrzebne są podglądy na scenie.
Jeżeli materiały są już dostępne, dobrze przesłać:
- rozdzielczości,
- proporcje,
- przykładowe pliki.
Nie trzeba jednak samodzielnie rozwiązywać kwestii switchingów, scalingu, EDID czy HDCP. To powinno należeć do projektowania systemu.
Streaming i rejestracja
Jeżeli wydarzenie ma być transmitowane lub nagrywane, brief powinien określić cel i oczekiwany rezultat.
Warto wskazać:
- czy potrzebny jest live streaming,
- platformę docelową,
- liczbę kamer,
- grafikę,
- nagranie PGM,
- ISO recording,
- późniejszą postprodukcję.
PGM to finalny program, czyli materiał zrealizowany jako gotowy obraz wydarzenia.
ISO recording oznacza niezależne nagranie poszczególnych źródeł, np. kamer.
Ważne jest również audio.
Nie należy zakładać, że miks FOH automatycznie nadaje się do streamingu. Publiczność online nie słyszy akustycznego dźwięku sceny, dlatego często potrzebny jest osobny miks lub dodatkowy routing.
Jeżeli nie wiadomo jeszcze, czy streaming będzie realizowany, można oznaczyć go jako opcję do wyceny.
Ridery artystów
Jeżeli podczas eventu występują artyści, ich ridery należy załączyć do briefu możliwie wcześnie. Mogą one znacząco zmienić wymagania dotyczące systemu.
Rider może zawierać:
- PA,
- FOH,
- MON,
- input list,
- stage plan,
- RF,
- mikrofony,
- backline,
- risery,
- zasilanie.
Jeśli dokument nie jest jeszcze dostępny, trzeba to zaznaczyć.
Przykład:
„Koncert zespołu – rider zostanie przesłany po finalnym potwierdzeniu artysty.”
Firma może wtedy przygotować wstępny zakres na podstawie założeń, ale powinna pozostawić możliwość późniejszej korekty.
Jeśli rider już jest, nie warto przepisywać pojedynczych punktów do briefu. Najlepiej załączyć cały dokument i wskazać, że jest częścią specyfikacji.
Harmonogram dostępu, montażu i prób
Brief powinien zawierać nie tylko godziny samego wydarzenia, ale również dostęp do obiektu przed i po nim.
Warto podać:
- od kiedy dostępna jest sala,
- kiedy możliwy jest load-in,
- godziny montażu,
- próby,
- soundcheck,
- otwarcie drzwi,
- start eventu,
- zakończenie,
- load-out.
Przykład:
„Dostęp do sali od 8:00, próba techniczna 15:00, próba z prowadzącym 16:00, goście od 18:00, koniec 23:00, demontaż bezpośrednio po wydarzeniu.”
Dla firmy technicznej to bardzo ważne, ponieważ ograniczony czas może wpływać na:
- liczbę techników,
- sposób montażu,
- logistykę,
- koszt.
Jeśli harmonogram jest jeszcze roboczy, wystarczy oznaczyć godziny jako orientacyjne.
Informacje o obiekcie
Im więcej danych o venue, tym dokładniej można zaprojektować realizację przed przyjazdem na miejsce.
Przydatne są:
- dokumentacja techniczna,
- plan sali,
- wysokość,
- możliwości riggingu,
- zasilanie,
- internet,
- drogi transportowe,
- windy,
- rampy,
- ograniczenia hałasowe,
- ograniczenia czasowe.
Jeżeli obiekt zapewnia część techniki, trzeba to wyraźnie napisać.
Przykład:
„Venue zapewnia scenę 8 × 4 m i podstawowe zasilanie. Audio, światło i multimedia po stronie firmy realizacyjnej.”
To zapobiega dublowaniu zakresów.
Jeżeli venue ma własne PA, również należy podać:
- model,
- konfigurację,
- dostępne sterowanie,
- ograniczenia.
Firma będzie mogła ocenić, czy system można wykorzystać, czy trzeba przywieźć dodatkowy sprzęt.
Budżet – czy warto go podawać?
Podanie budżetu może pomóc firmie przygotować rozwiązanie dopasowane do realnych możliwości finansowych, ale nie jest obowiązkowe.
Budżet jest szczególnie użyteczny, gdy:
- istnieje twardy limit,
- projekt ma wiele wariantów,
- nie wiadomo, jaki poziom rozwiązania będzie odpowiedni.
Przykład:
„Budżet techniczny: do około 40 tys. zł netto, priorytetem audio i multimedia, światło może być uproszczone.”
Taka informacja pozwala projektantowi rozłożyć środki zgodnie z priorytetami.
Jeżeli budżetu nie podajesz, możesz zamiast tego poprosić o:
- wariant podstawowy,
- wariant rozszerzony,
- elementy opcjonalne.
Nie warto natomiast sztucznie ukrywać budżetu, jeśli jest on bardzo ograniczony. Firma może wtedy poświęcić czas na przygotowanie projektu, który od początku nie mieści się w realnych ramach.
Czego nie trzeba wiedzieć na etapie briefu?
Na etapie briefu organizator nie musi wiedzieć:
- ile kolumn potrzeba,
- jaka ma być konsoleta,
- ile moving headów zastosować,
- jaki pixel pitch LED wybrać,
- jak poprowadzić routing.
Nie musi również znać wszystkich szczegółów:
- patchu,
- sieci,
- DSP,
- riggingu.
To są elementy projektu technicznego.
W briefie trzeba natomiast dobrze opisać:
- problem,
- funkcję,
- oczekiwany efekt,
- ograniczenia.
Przykład:
Zamiast:
„Potrzebujemy 8 kolumn.”
lepiej:
„Cała widownia musi mieć równomiernie zrozumiałą mowę.”
Zamiast:
„LED 6 × 3 m.”
lepiej:
„Prezentacje muszą być czytelne z ostatniego rzędu, sala ma 25 m długości.”
Takie dane pozwalają firmie zaprojektować rozwiązanie na podstawie rzeczywistych potrzeb.
Jeżeli klient dopiero rozpoczyna proces, przydatny będzie materiał jak zamówić profesjonalną obsługę techniczną wydarzenia.
Gotowa checklista briefu technicznego
Przed przesłaniem briefu warto sprawdzić, czy zawiera wszystkie dostępne informacje z poniższej listy:
- Nazwa / rodzaj wydarzenia
- Data
- Lokalizacja
- Obiekt
- Liczba uczestników
- Układ sali / terenu
- Plan przestrzeni
- Wymiary
- Scena
- Scenariusz
- Agenda
- Prowadzący
- Prelegenci
- Paneliści
- Artyści
- Rider techniczny
- Audio
- Mikrofony
- Koncert / DJ
- Oświetlenie
- Multimedia
- Prezentacje
- Filmy
- LED / projekcja
- Kamery
- IMAG
- Streaming
- Nagranie
- Dostęp do obiektu
- Load-in
- Próby
- Soundcheck
- Godzina rozpoczęcia
- Load-out
- Zasilanie
- Internet
- Rigging
- Ograniczenia obiektu
- Zakres zapewniany przez venue
- Zakres zapewniany przez organizatora
- Budżet lub priorytety
- Elementy niepotwierdzone
- Osoba kontaktowa
Na końcu briefu dobrze dodać:
„Prosimy o wskazanie brakujących informacji oraz elementów, które wymagają dalszego uzgodnienia.”
To pozwala firmie aktywnie uzupełnić dokument zamiast przyjmować założenia bez potwierdzenia.
Jeżeli brief jest już gotowy, może być podstawą do rozpoczęcia współpracy z firmą techniczną przy organizacji eventu oraz przygotowania konkretnej koncepcji i oferty.
Podsumowanie
Dobry brief techniczny eventu powinien opisywać wydarzenie z perspektywy potrzeb, a nie listy urządzeń. Najważniejsze są data, lokalizacja, scenariusz, uczestnicy, przestrzeń, scena, audio, światło, multimedia, streaming, ridery oraz harmonogram.
Organizator nie musi samodzielnie projektować systemu. Powinien natomiast możliwie jasno opisać funkcje, priorytety i ograniczenia oraz oznaczyć dane, które nie są jeszcze finalne.
Brief jest szczególnie wartościowy wtedy, gdy kilka firm ma przygotować ofertę albo wydarzenie obejmuje wiele wzajemnie zależnych systemów. Im lepsze dane wejściowe, tym mniej zgadywania po stronie wykonawcy i tym większa szansa, że projekt techniczny od początku będzie odpowiadał rzeczywistym potrzebom wydarzenia.
Najczęściej zadawane pytania
Nie. Może być dokumentem, formularzem, tabelą lub uporządkowanym mailem. Najważniejsze jest to, aby zawierał wszystkie istotne informacje i był zrozumiały dla wykonawcy. Przy większych produkcjach jednolity szablon ułatwia jednak późniejsze aktualizacje.
Tak. Brief ma opisywać wydarzenie i potrzeby, a nie gotowy projekt. Wystarczy podać program, liczbę uczestników, przestrzeń, oczekiwane funkcje i ograniczenia. Dobór sprzętu i architektury systemu należy do firmy realizacyjnej.
Nie, ale może to być pomocne. Jeśli istnieje konkretny limit, jego podanie pozwala firmie zaprojektować zakres mieszczący się w realnych ramach. Jeżeli nie chcesz podawać jednej kwoty, możesz poprosić o wariant podstawowy i rozszerzony.
Nie. Brief opisuje całe wydarzenie z perspektywy organizatora, natomiast rider techniczny opisuje wymagania konkretnego artysty lub zespołu. Rider może być jednym z załączników do briefu.
Możliwie wcześnie po potwierdzeniu daty, miejsca i podstawowego charakteru wydarzenia. Brief nie musi być wtedy finalny. Może rozwijać się wraz ze scenariuszem, a kolejne wersje powinny jasno wskazywać wprowadzone zmiany.
Art-Live zapewnia kompleksową obsługę techniczną koncertów, eventów i wydarzeń firmowych
Od przygotowania koncepcji technicznej i doboru sprzętu, przez nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, multimedia, ekrany LED i konstrukcje sceniczne, aż po realizację wydarzenia na żywo. W Art-Live zapewniamy profesjonalny sprzęt, doświadczonych realizatorów i techników oraz kompleksowe wsparcie na każdym etapie produkcji. Dbamy o sprawną współpracę wszystkich systemów technicznych, logistykę, montaż, próby i bezpieczny przebieg wydarzenia.
Potrzebujesz kompleksowej obsługi technicznej koncertu, konferencji, festiwalu lub eventu firmowego?
Jeśli organizujesz koncert, galę, konferencję, festiwal lub wydarzenie plenerowe, skontaktuj się z nami i przedstaw swoje potrzeby. Prześlij datę, lokalizację, przewidywaną liczbę uczestników, scenariusz wydarzenia oraz wymagania techniczne, jeśli są dostępne. Na tej podstawie przygotujemy propozycję odpowiedniego rozwiązania — od wynajmu wybranych systemów i obsługi technicznej po kompleksową realizację całego wydarzenia.
Poznaj nasze usługi! Skontaktuj się z Art-Live!
Nasze najnowsze treści
Sprawdź co nowego w naszej firmie !